Excel: перенос встреч в календарь Outlook

Автоматически переносить информацию из таблиц Excel в виде записей календаря для Outlook

В нашем цифровом мире мобильные устройства, такие как смартфоны, планшеты или умные часы, являются одними из самых важных повседневных помощников. Они полезны во многих отношениях и помогают людям эффективно организовать и структурировать свой распорядок дня. В первую очередь это относится к цифровому календарю, встречи которого передаются в реальном времени на все мобильные устройства при использовании Microsoft Outlook.

• В то же время вполне вероятно, что вы будете получать записи о встречах в виде списка Excel в вашей профессиональной или частной среде. Например, они могут быть отправлены в виде файла Excel заказчиком или поставщиком в рамках проекта. Вместо того, чтобы передавать или распечатывать данные и информацию вручную в Outlook, встречи можно подготовить в Excel всего за несколько шагов, чтобы они автоматически переносились в ваш календарь Outlook. Перед импортом есть возможность:
• в личном календаре или
• для сохранения в групповом календаре, используемом несколькими членами команды.

Перенос встреч из Excel в календарь Outlook - 3 простых шага в Excel

В более старых версиях Microsoft Excel и Microsoft Outlook можно было читать файл Excel прямо в Outlook. Текущие версии, такие как Outlook 365 или Outlook 2022-2023, не могут импортировать файлы Excel. По этой причине необходимо заранее преобразовать файл в формат CSV в Excel.

Чтобы импортировать встречи из Excel в календарь Outlook, выполните следующие действия:

1. На первом этапе дайте своему списку встреч, если возможно, заголовки столбцов, которые предусмотрены для встреч в Excel. Среди прочего подходят:

   Тема, Начало, Начало, Окончание, Событие на весь день, Напоминание Вкл. / Выкл., Напоминание в, Напоминание в, Местоположение и другие названия полей.

   Вы можете использовать названия новой встречи в Microsoft Outlook в качестве ориентира для заголовков столбцов.

   

2. На следующем шаге сохраните книгу Excel как файл CSV (разделенный разделителем) и закройте его.

3. После сохранения CSV-файл разделяется точкой с запятой. Однако Outlook требует для импорта файл, разделенный запятыми. Чтобы обменять символы, откройте созданный файл CSV в редакторе Windows 10 и замените каждую точку с запятой на запятую в разделе РЕДАКТИРОВАТЬ - ЗАМЕНИТЬ.

   

4. Затем сохраните файл под тем же именем и переключитесь в Microsoft Outlook.

Импорт данных Excel в Microsoft Outlook - что вам следует знать

После открытия Microsoft Outlook выполните следующие действия, чтобы импортировать данные из Excel.

1. Активируйте календарь по вашему выбору.

2. Вызовите команду ИМПОРТ / ЭКСПОРТ в меню ФАЙЛ.

3. В мастере импорта / экспорта выберите запись ИМПОРТ ИЗ ДРУГИХ ПРОГРАММ ИЛИ ФАЙЛОВ и нажмите кнопку ДАЛЕЕ.

   

4. В следующем окне выберите запись «Значения, разделенные запятыми» и нажмите ДАЛЕЕ.

   

5. В окне ФАЙЛ ДЛЯ ИМПОРТА нажмите ОБЗОР и выберите файл встречи.

   

6. В вариантах нужно определиться:

   • Следует ли заменить существующие записи импортированными календарными записями,
   • Вводятся ли совпадающие даты дважды или
   • Не следует ли импортировать дубликаты в любое время.

   Щелкнув ДАЛЕЕ, вы можете выбрать желаемый календарь в качестве целевой папки.

7. На следующем шаге вас спросят, следует ли импортировать встречи, указанные как диапазон. После нажатия кнопки «ЗАВЕРШИТЬ» встречи автоматически добавляются в календарь.

   

8. Вы найдете встречи в своем календаре Outlook после импорта.

   

Важный: Для бесперебойной работы импорта данных календаря из Microsoft Excel крайне важно, чтобы информация в поле вводилась правильно. Для данных это означает, что необходимо выбрать формат ДД.ММ.ГГГГ. Как минимум, время необходимо вводить в формате ЧЧ: ММ, чтобы его можно было прочитать в Microsoft Outlook. У вас также есть возможность вводить категории. Обращаем ваше внимание, что при приеме на прием переводится только одна категория.

Если вы используете свои собственные имена полей, Microsoft Outlook попросит вас назначить поля вручную перед их импортом.

Перенос встреч из Excel в календарь Outlook - процедура до Office 2010

Чтобы импортировать записи календаря в Outlook из файлов Excel, выполните следующие действия до Office 2010 или более ранних версий:

1. Укажите в списке встреч следующие заголовки столбцов (без кавычек): "Дата начала, Тема, Дата начала, Дата окончания, Категория, Местоположение и Событие на весь день.

2. В любом случае убедитесь, что имена написаны без пробелов. Это важно, чтобы Outlook мог правильно считывать данные позже.

3. Введите данные конкретной встречи в строки под этими заголовками или скопируйте их из другой таблицы.

4. Выделите свой список встреч от первой ячейки до последней использованной.

5. Введите любое имя в поле «Имя», например «Встречи» (снова без кавычек). Поле имени можно найти слева от строки редактирования, как показано на следующем рисунке:

   

6. Подтвердите ввод имени клавишей Enter.

7. На последнем шаге сохраните книгу и закройте Microsoft Excel. Затем откройте Microsoft Outlook.

Импорт календарных записей в Microsoft Outlook

Импорт записей календаря из Microsoft Excel аналогичен текущей версии Microsoft Outlook. В отличие от Outlook 365, в более старых версиях Outlook есть возможность напрямую читать файл Excel. Промежуточный шаг через файл CSV не требуется. Данные можно прочитать следующим образом:

1. На первом этапе активируйте календарь по вашему выбору.

2. Вызовите команду ИМПОРТ / ЭКСПОРТ в меню ФАЙЛ. В мастере импорта / экспорта выберите запись ИМПОРТ ИЗ ИЗМЕНЕНИЯ ПРОГРАММ ИЛИ ФАЙЛОВ и нажмите кнопку ДАЛЕЕ.

3. В следующем окне выберите MICROSOFT-EXCEL и нажмите ДАЛЕЕ.

4. В окне ФАЙЛ ДЛЯ ИМПОРТИРОВАНИЯ нажмите ОБЗОР и выберите файл встречи.

5. В опциях вы решаете, следует ли заменять существующие записи импортированными элементами, следует ли вводить повторяющиеся встречи или не следует импортировать дубликаты.

6. Нажав ДАЛЕЕ, вы можете выбрать свой календарь в качестве целевой папки. На следующем и последнем шаге вас спросят, следует ли импортировать встречи, указанные как диапазон. После нажатия кнопки «ЗАВЕРШИТЬ» встречи будут добавлены в календарь.

Вывод: легко импортировать данные из Excel в Outlook

Вместо того, чтобы вводить встречи из Excel вручную в Microsoft Outlook, записи календаря можно экспортировать и импортировать автоматически всего за несколько шагов.

В более старых версиях Office можно импортировать файлы Excel прямо в Outlook. В текущих версиях импорт возможен только через CSV-файл, разделенный запятыми. Мастер импорта Microsoft Outlook проведет пользователей через процесс импорта. Таким образом, вы можете автоматически интегрировать одну или несколько встреч в свой календарь в Microsoft Outlook в течение нескольких минут или, в качестве альтернативы, использовать групповой календарь.

часто задаваемые вопросы

В чем разница между файлом CSV и файлом Excel?

Файлы Excel представляют собой определенный формат Excel и могут быть прочитаны Microsoft Excel и другими совместимыми программами. CSV означает значения, разделенные запятыми, а также обозначает формат файла, в котором данные разделяются запятыми или точками с запятой. Расширение имени файла - .csv. Файлы CSV характеризуются высокой степенью совместимости и по этой причине могут использоваться между различными компьютерными программами и операционными системами.

Какие функции есть у мастера импорта в Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook предназначен для обработки и импорта файлов различных форматов. В Outlook есть помощник по импорту / экспорту для этой функции. Помимо прочего, это упрощает импорт файлов CSV или VCF из других программ или операционных систем. Мастер автоматически направляет пользователей по запросу, а затем импортирует или экспортирует необходимую информацию.