Как заархивировать календарь Outlook в конце календарного года.
Разве не было бы практично архивировать записи календаря за этот год в конце года, а затем удалять их из календаря Outlook? На самом деле это задача функции автоархивации Outlook, однако она не может архивировать все календарные записи с 1 января по 31 декабря года. Вы должны делать это по-другому.
Автоархивирование Outlook может архивировать и удалять из личной папки только те элементы, которые были созданы до определенной даты. Вы не можете указать дату начала. Если вы выполнили Автоархивирование точно в начале прошлого 2012 года, а даты с 2011 года больше не указаны в календаре, то вы, конечно, получите годовой архив с Автоархивированием.
Если вы этого не сделали, вы также можете использовать функцию экспорта для создания годового архива в виде файла PST.
Архив встреч
Чтобы заархивировать записи календаря, выполните следующие действия:
- Вызовите команду "Файл, импорт / экспорт" на.
- Выберите "Экспорт в файл"И нажмите"Дальше“.
- Выберите тип файла "Файл личной папки (.pst)"И нажмите"Дальше“.
- Поставьте галочку напротив своего календаря; если вы настроили другие календари и хотите их также заархивировать, активируйте опцию "Включить подпапки"а.
- Щелкните значок "фильтр“.
- На "Расширенный" нажмите на "поле". Выберите "Все поля записи"А потом поле"Начало серии" конец.
- Выбрать под "состояние" Вход "на или после" конец.
- Введите под "ценить«Введите желаемую дату, например»01.01.2012“.
- Нажмите на "Добавить в список“.
- Повторите шаги с 6 по 9 для "Конец серии"при условии"на или раньше". Введите дату окончания в нашем примере "31.12.2012" в.
- Закройте Фильтр-Диалог с "Ok“.
- В диалоге "Экспорт личных папок" на "Дальше“.
- Укажите, в какой папке и под каким именем следует сохранить файл архива. Самый простой способ - принять предложенную папку, в которой Outlook обычно сохраняет архивные файлы. Например, введите «Calendar_archive_2012.pst» в качестве имени файла.
- Нажмите на "Полный“.
- Если вы хотите зашифровать архивный файл паролем для его защиты, введите его дважды. Не сохраняйте пароль в списке паролей (иначе вы можете сохранить шифрование).
- Наконец нажмите "Ok“.
Удалить старые встречи
Если вы хотите удалить встречи за предыдущий год из календаря Outlook, действуйте, как описано ниже. Если в начале нового года вам все равно нужно искать календарь за предыдущий год, не удаляйте старые встречи до февраля или марта.
- Откройте календарь и вызовите команду "Представление, текущий вид, определение представлений"(Или в Outlook 2003"Просмотр, Упорядочить по, Текущий вид, Определить виды") на.
- Нажмите на "Новый«И введите имя.
- Под "Тип просмотра" выберите "Табель" конец; затем нажмите "Ok“.
- Нажмите на "Фильтр“.
- Как описано выше в шагах с 6 по 11, определите 01.01.2012 как "Начало серии«И 31 декабря 2012 г. как»Конец серии“.
- Нажмите на "Применить вид“.
- Теперь у вас есть все ранее сохраненные записи встреч в таблице. Выделите их с помощью CTRL + A и нажмите DELETE, чтобы удалить их.
Обновить заархивированные встречи
После удаления старых встреч вы больше не сможете видеть их в своем календаре. Если вы хотите найти архивный файл или скопировать встречи в новый календарь, откройте архивный файл следующим образом:
- В Outlook вызовите команду "Файл, Открыть, Файл данных Outlook" на.
- Выберите нужный файл и нажмите "Ok“.
