4 способа защиты документов Word

Как настроить документ только для чтения

Снова и снова множество разных авторов в команде проекта работают вместе над документом Word. Существуют различные варианты защиты документов Word, чтобы вносились только те изменения и правки, которые были согласованы совместно. Вы также можете предотвратить потерю файлов Word из-за операционных ошибок или проблем с оборудованием, выполнив определенные действия по резервному копированию.

Сохранение и защита документов Word: почему это так важно

Работа с программой обработки текстов Microsoft Word стала неотъемлемой частью как профессиональной, так и частной повседневной жизни. Word - одна из программ, созданных для решения общих офисных задач, и впервые была опубликована под названием Microsoft Office.

Microsoft регулярно обновляет версии программ Office, добавляя новые полезные функции. Обладая необходимыми базовыми знаниями работы с Word, Word можно индивидуализировать, с одной стороны, и расширить с помощью надстроек Word, с другой. У вас также есть возможность специально установить совместимость версий Word и защитить свои текстовые файлы.

Документы Word нуждаются в защите, особенно в важных делах. Не только непредвиденные убытки из-за того, что вы забыли сохранить, но и обработка неавторизованными третьими лицами, причиняет неудобства, которых можно избежать. Кроме того, с должной осторожностью и предусмотрительностью можно избежать повреждения или потери документов Word из-за проблем с оборудованием.

Сохранение стало проще: никогда больше не потеряйте файлы Word с помощью 4 приемов

В области задач Word есть - в зависимости от версии - различные, но одинаково эффективные варианты резервного копирования документов Word.

В дополнение к классическому процессу сохранения с помощью комбинации клавиш «CTRL + S» или на вкладках «Файл» и «Сохранить как» Word предлагает другие элегантные варианты защиты документа.

1. Удобно сохранять все документы одним щелчком мыши.

В зависимости от используемой версии Word все документы, открытые в определенный момент времени, могут быть сохранены одновременно. Вы больше не рискуете случайно забыть текстовый файл и потерять свои правки.

Хотя Word 2003 и более ранние версии выполняют такую команду с помощью сочетания клавиш, для сохранения всех документов в более новых версиях требуется добавление настройки кнопки.

2. Автоматическое резервное копирование с помощью локальной резервной копии.

Также есть возможность работы с резервными копиями. Опять же, это зависит от используемой версии Word. Однако всегда есть возможность установить «автоматическое резервное копирование». Это работает с резервной копией документа или с автоматическим восстановлением.

В первом варианте копия файла Word, сохраненная один раз с расширением WBK, создается на компьютере сразу после обработки исходного документа. Если исходный документ поврежден или утерян во время обработки, копию можно будет использовать.

Установка этой функции в фоновом режиме требует меньшего количества щелчков мыши и немного отличается в Word 2007 или более новых и более старых версиях. После нескольких щелчков мышью Word создаст постоянные автоматические резервные копии и защитит вас от потери данных.

3. Word позаботится о резервном копировании файлов с автоматическим восстановлением.

Автоматическое восстановление - это также функция Word, которая помогает защитить ваши текстовые файлы. В то время как соответствующие файлы резервных копий для 2007 и более поздних версий настраиваются вручную с помощью функции автоматического восстановления в разделе «Дополнительно» или «Параметры Word», более поздние версии содержат специальную кнопку на кнопке.

После однократной активации функции файлы резервных копий создаются для каждого документа Word, созданного ниже, без дальнейших действий. Пользователи более поздних версий Word найдут элемент управления «автоматическое сохранение» прямо под «Пуск» в верхнем левом углу панели задач. Автоматическая защита активируется перемещением регулятора вправо. Однако, выполнив несколько шагов, вы все равно можете настроить интервал загрузки копии:

1. Выберите «Файл» и нажмите «Параметры».

   

2. Нажмите «Сохранить» в левой части окна.

   

3. И установите желаемое время в разделе «Автоматическое восстановление информации каждые XY минут».

   

4. Убедитесь, что вы отметили две галочки слева перед текстовой строкой, и подтвердите свой ввод, нажав «ОК».

Какой бы способ вы ни выбрали - Word надежно поддерживает вас в защите всех документов.

4. Избегайте потери данных: снова легко находите несохраненные тексты Word.

Также может случиться, что вы случайно закроете документ Word после того, как долго редактировали его, не сохраняя при этом. Вы специально не сохранили какие-либо изменения, сделанные с помощью функции «Сохранить как». Это в значительной степени не вызывает проблем, поскольку Word 2010 и более поздние версии хранят такие документы, которые считались утерянными в фоновом режиме в течение нескольких дней.

Вы найдете документ Word в разделах «Файл», «Управление версиями» и «Восстановить несохраненные документы». Здесь вы найдете информацию о том, как восстановить несохраненные документы. Сгенерированные тексты обычно не находятся в окончательном состоянии, но вы обычно избавляетесь от многих этапов работы над полным новым продуктом. Основные вещи, такие как форматирование, обычно сохраняются.

Защита от записи для документов и разделов: настройка паролей в Word

В частности, при работе в проектных группах возникают сложные, а иногда и состоящие из нескольких частей документы. Можно установить пароли для защиты этих документов Word от несанкционированного доступа и несанкционированных изменений. Только те, кто владеет правильным и действующим паролем, имеют право редактировать текстовый документ. Ниже объясняется, как сохранить документ в режиме «только для чтения» для всех версий, начиная с Word 2010.

1. Перейдите в «Информация» в «Файл».

   

2. Нажмите «Защитить документ» и в раскрывающемся меню выберите «Зашифровать паролем».

   

3. Введите желаемый пароль в соответствующее поле и подтвердите свой ввод.

   

Важный совет - запишите пароль в надежном месте. Потому что, если у вас нет пароля, вам также запрещено редактировать исходный документ. Тогда открывается только версия, защищенная от записи.

Отдельные области документа также могут быть защищены паролем. Если вы изменяете только определенные отрывки в рабочей группе, а другие уже находятся в окончательной версии, это может быть очень полезно.

Кончик: Кстати, вы можете снять защиту документа, повторив описанные выше действия, оставив только поле пароля пустым. Вместо того, чтобы зашифровать документ, вы его расшифровываете, но процесс остается прежним. После этого его можно будет открыть снова без специального разрешения на доступ.

Защита документов Word: ограничение редактирования и доступа в Microsoft Word

В разделах «Файл» и «Информация» вы также найдете другие способы защиты документа. Например, у вас есть возможность ограничить редактирование или доступ.

Если ограничить редактирование, можно определить набор допустимых и недопустимых изменений:

• Можно ли написать комментарии, ответить на них или позаботиться о них?
• Можно ли использовать одни стили, а другие - нет?
• Какое форматирование следует давать заголовкам, какое - непрерывному тексту?

Вы сами решаете, какие элементы и аспекты в текстовом документе могут быть изменены каким образом.

Однако, если права доступа отозваны у сотрудников проектной группы, за исключением нескольких, права доступа также могут быть индивидуализированы. Все, что вам нужно сделать, это указать принадлежность организации или имена соответствующих уполномоченных лиц в области «Защитить документ». Остальные коллеги исключены из возможности редактирования документа Word с этого момента. Это особенно полезно для аспектов, связанных с защитой данных.

Вывод: защитить документы Word - очень просто благодаря соответствующим уловкам

Документы Word могут быть защищены на разных уровнях - до, во время и далеко после завершения. Есть варианты восстановления документов, которые считаются утерянными, и автоматического создания резервных копий.

Кроме того, можно создавать документы только для чтения и определять такие аспекты, как разрешенный тип обработки или разрешение на доступ. С соответствующими приемами вы больше не потеряете документы Word - будь то в частном или профессиональном контексте.

часто задаваемые вопросы

Какие есть варианты защиты документов Word?

С одной стороны, у вас есть возможность сохранять все документы одним щелчком мыши, создавать автоматические резервные копии и автоматически восстанавливать предыдущие версии и файлы Word, которые считались утерянными. С другой стороны, документы только для чтения могут быть созданы с самого начала, а редактирование и доступ также могут быть ограничены.

Как вы защищаете документы паролем?

Чтобы назначить пароль для документа, выполните следующие действия:

1. На кнопке «Пуск» нажмите «Файл», а затем «Информация».
2. Перейдите в «Защитить документ» и выберите «Зашифровать паролем» в раскрывающемся меню.
3. Введите пароль и подтвердите его.