Как правильно использовать коды полей в Word

Как использовать коды полей

Вы это хорошо знаете: при создании текстового документа упор делается не только на фактическую документацию. Помимо содержания и выражения, вам также необходимо учитывать шрифт и размер, межстрочный интервал и многие другие детали. В этом вам помогут различные полевые функции, которые часто используются сознательно, а иногда и автоматически. Но где спрятаны функции и как они правильно используются?

Полевые функции - что за ними стоит?

Когда вы создаете документ в Microsoft Word, вы обычно должны сначала пояснить, какой это тип текста. Соответственно, вы затем создаете файл, формат и макет которого соответствуют требованиям типа текста.

Здесь вы можете, например, настроить размер и форму шрифта, а также расстояние до края и между строками текста. Для многих документов также необходимо указать номера страниц и, например, вставить текущую дату. Здесь используются полевые функции, также называемые для краткости полями.

Программа Office Word распознает определенные текстовые элементы и при необходимости автоматически изменяет их. Например, дату можно обновлять и всегда поддерживать в актуальном состоянии. Эти функции поля изначально являются заполнителями, которым вы, пользователь, назначаете имя поля. Но как можно использовать эту полезную функцию в Word? Как добиться желаемого результата?

Вот как это работает: Полевые функции и их роль в создании текстов

Вы можете действовать по-разному, чтобы активировать функцию поля. Простой и часто используемый пример - вставка даты в текст. Хотя вы можете просто ввести дату самостоятельно, комбинацию цифр также можно интегрировать в ваш документ с помощью функции ввода.

1. Сначала щелкните вкладку «Вставка» на ленте меню вашего файла Word.

2. В области справа вы найдете поле «Текст».

3. В этом поле различные символы обозначают различные функции поля, которые изначально интегрированы в ваш текст в качестве заполнителей. Щелкните значок календаря, чтобы вставить текущую дату.

   

4. Откроется дополнительное окно. Установите флажок «Обновлять автоматически».

   

5. Теперь вы можете поместить курсор в поле и изменить дату в тексте или обновить ее автоматически.

Как и в случае с датой, вы также можете настроить Word для редактирования многих других компонентов вашего текста. Полевые функции охватывают различные области деятельности, которые могут быть вам полезны. Это также удобно: если вам не нужны автоматические изменения, вы можете временно отключить обновления полей.

Правильное использование: здесь особенно хорошо подходят полевые функции

Использование функций поля не всегда имеет смысл. Вставленные в нужное место, функции упрощают вашу повседневную работу и быстро приводят к удовлетворительным результатам. Создавая страницу, вы добьетесь более быстрого прогресса благодаря функциям: например, список источников и оглавление файла можно обновить всего за несколько щелчков мышью. Здесь вам не нужно вручную переносить заголовки в свой каталог, но вы можете позволить Word работать автоматически, используя свойство field.

Это упрощает редактирование вашего документа. В дополнение к полевым функциям, упомянутым выше, следующие элементы также относятся к функциям (интегрированные инструменты редактирования и вспомогательные средства в Word), которые делают программу Office полезным помощником в работе с текстом:

• Поле ссылки
• Поле автора
• Поле NumPages
• Поле FileName
• Поле цитирования

Эти и многие другие полевые функции распространены в текстах Word. Их можно редактировать по мере необходимости и настраивать в соответствии с индивидуальными идеями и поведением пользователя. Например, если вы добавляете в текст цитаты или имя автора, вы можете выбрать новое поле одним щелчком мыши.

Затенение серого поля показывает, что содержимое поля теперь можно редактировать. Например, при указании цитаты вы можете указать, следует ли указывать только имя автора или год публикации и местоположение.

Универсальность и динамичность: так вы интегрируете полевые функции в свой документ.

Текстовые документы привлекают внимание читателей, особенно если они имеют универсальную и структурированную структуру. Гиперссылки, цитаты и красиво оформленный верхний и нижний колонтитулы делают текст связным.

Как правило, номера страниц располагаются в верхнем или нижнем колонтитуле. Здесь также есть несколько вариантов: вы можете пронумеровать страницы документа вручную или использовать соответствующую функцию поля. Если вы поместите курсор в верхний или нижний колонтитул, затенение поля станет видимым. Затем вы можете внести изменения в соответствующее свойство текста или обновить поле.

Таким же образом имена файлов в Word можно вставить в нижний колонтитул с помощью функций поля. Программа Office предлагает пользователям различные быстрые строительные блоки, которые можно активировать с помощью различных комбинаций клавиш. Сюда входят, например, макросы (часто используемые команды с быстрым доступом) или автоматические тексты, которые можно сохранить заранее и вызывать при необходимости.

Вот как вы упростите свою работу: Активируйте и сохраните полевые функции

Полевые функции также можно использовать с комбинацией клавиш. В зависимости от версии Word вы можете использовать разные комбинации для размещения содержимого поля. Как интегрировать код поля в текст в Word 2007 и 2010:

Нажмите управляющую клавишу [CTRL].

Удерживая нажатой клавишу, также нажмите [F9].

Теперь появятся скобки и затенение поля. Напишите желаемое свойство поля или имя поля в поле, например Б. «Дата» для даты. В документе теперь автоматически отображается дата соответствующего дня.

Другие функции также можно активировать в Word с помощью клавиши [CTRL]. Поэтому убедитесь, что вы выбрали правильную комбинацию клавиш, чтобы открыть скобки для ввода функции поля. Дополнительную информацию можно вызвать с помощью клавиши Shift. Таким образом, вы можете, например, точно размещать текстовые блоки на странице и оформлять их в соответствии со своими идеями.

Помимо быстрых частей, программа Office также предлагает другие функции, упрощающие работу с текстовыми документами. Например, вы можете вставлять переводы или создавать шаблоны. Кроме того, можно настроить шаблоны писем и сохранить файл Word в формате PDF. Перед отправкой или печатью документов вам следует дважды проверить файлы.

Изменения и исправления: Работа с Word

С помощью функции «Поиск и замена» вы можете найти общие ошибки в вашем файле и заменить их за один шаг. Следует проверять и при необходимости исправлять не только содержание документа: формат вашего документа также может содержать ошибки.

Быстрые модули или полевые функции в целом помогают избежать источников ошибок и, таким образом, быстро получить привлекательный результат. Вы можете позволить Word автоматически управлять такой информацией, как дата, номер страницы и цитаты. Кроме того, ваша работа ускоряется: вы можете динамически вставлять содержимое документа, которое вы уже подготовили, и легко получать к нему доступ.

Хорошо знать: Чтобы сделать ваш текстовый документ как можно более единообразным, текстовые поля и номера страниц, а также поле NumPages - то есть номер страницы в общем количестве страниц - должны быть разработаны одинаково во всем файле. Для этого можно использовать так называемый формат слияния. Если ввести {STYLEREF "Заголовок 1" \ n \ * MERGEFORMAT} в поле, результат для поля будет отформатирован так же, как и абзац, в котором находится поле. Вы также можете настроить текст на одной странице для продолжения на другой странице.

Вывод: поле функционирует как опора

Полевые функции во многом помогают в процессе создания документов. Они позволяют вставлять важные текстовые элементы и обновлять существующее содержимое документа. Вы можете использовать функции поля для выполнения некоторых настроек и индивидуализации, чтобы создать готовый файл в соответствии с вашими личными требованиями.

Например, вы можете повлиять на то, будут ли фреймы текстовых полей распечатываться немедленно или будут ли определенные данные включены в ваше слияние. Word дает пространство для индивидуальных идей и предлагает пользователям возможность профессионально и эффективно систематизировать документы с помощью различных полевых функций.

Вопросы и ответы

Какие функции полей помогают стандартизировать мои документы?

Формат слияния помогает сделать настройки в полях единообразными. Когда вы вводите команду форматирования, у вас есть возможность перенести свойства поля в следующее поле. Таким образом вы используете те же настройки для остальной части вашего текстового документа.

Как распознать поля в моем тексте?

Вы можете отображать функции поля по-разному. Например, если вы выделите весь текст с помощью [CTRL + A], вы заметите функции поля. В любом случае затенение поля видно, когда вы щелкаете по функции поля. Еще раз щелкнув маленькую стрелку в углу поля, появятся ваши параметры настройки.