Преимущества преобразования Word в PDF
Любой, кто передает файлы Word третьим лицам по электронной почте или другим каналам, заметит, что файлы часто слишком велики для отправки или не могут быть открыты получателем по причинам совместимости. Чтобы избежать этих и других проблем, файлы Word можно сохранять в формате PDF. Это можно сделать быстро и бесплатно с помощью Microsoft Word.
Что делает формат PDF особенным?
Аббревиатура «PDF» означает английский термин «Portable Document Format». PDF - это кроссплатформенный формат файла. Это означает, что пользователи Mac и ПК с Windows могут легко открывать PDF-документы.
Неважно, есть ли у ПК лицензия Microsoft или нет. PDF-файлы можно открывать с помощью различных бесплатных программ. Это как раз главное преимущество этого формата файла по сравнению с классическим файлом Word. У PDF-файлов есть и другие особенности: с одной стороны, документ в формате PDF не может быть изменен. С другой стороны, Portable Document Format занимает меньше места для хранения, чем классический текстовый или графический файл.
Чтобы избежать проблем с совместимостью, Microsoft позволяет сохранять любой файл Word в формате PDF. Вы можете преобразовать его в компактный и неизменный PDF-файл всего за несколько простых шагов.
Преимущества при отправке - отправка контента безопасно и компактно
Преобразование из Word в PDF особенно желательно, когда документ Word отправляется по электронной почте или через службу обмена сообщениями. В формате PDF ваш текст не может быть изменен ни намеренно, ни непреднамеренно. Особенно если вы отправляете документ по профессиональным причинам, чтобы проинформировать партнеров по контракту, стоит создавать файлы PDF с закладками. Они гарантируют, что адресат может открыть документ и прочитать его в назначенном отрывке.
Особая изюминка: С помощью Word вы можете автоматически отправлять текстовые файлы в виде файлов PDF. Вам не нужно конвертировать или конвертировать файл или даже выходить из Word. Всего несколькими щелчками мыши откроется окно электронной почты из Word. Файл в новом формате PDF будет прикреплен автоматически. Файлы этого типа формата не только защищены от редактирования, но и экономят место для хранения. Это особенно полезно при отправке файлов большего размера.
Средство защиты от несовместимости оборудования или программного обеспечения
Сохраняя документ в формате PDF, вы умело обходите проблемы, связанные с несовместимым программным или аппаратным обеспечением. Хотя файлы Word можно открывать только в том случае, если установлен платный пакет Office, PDF-файлы можно открывать с любого компьютера, на котором установлено, в основном, бесплатное программное обеспечение. Часто такие программы для чтения PDF-файлов уже установлены по умолчанию.
Стоит знать: Вы не только откроете свой прежний файл Word без каких-либо проблем. Презентация контента также надежна. Текст и изображения в PDF всегда отображаются в точности как оригинал, даже если файл распакован на планшетном ПК или мобильном телефоне.
Как сохранить файл Word в формате PDF - руководство
Существуют различные варианты преобразования текстового файла Word в документ PDF. Ваше поколение Office решает, что вы используете.
Практическая надстройка для Word 2007
Чтобы сохранить текстовый файл непосредственно в формате PDF в Office 2007, вам потребуется расширение. Это называется надстройкой на английском языке, и ее можно бесплатно установить в Windows 2007. До этого Windows использовала собственный тип межплатформенного хранилища: файлы с расширением «XPS», как и файлы PDF, являются независимым от Windows форматом печати. Однако, поскольку все больше и больше пользователей Office требовали стандартную печать PDF-файлов, Microsoft внедрила эту функцию для всех последующих поколений.
Преобразование Word в PDF с Word 2010
Начиная с Word 2010, текстовые файлы Word можно быстро и удобно преобразовать в файлы PDF. Вы можете сохранить документ Word в формате PDF, выполнив следующие действия:
-
Откройте файл, который вы хотите сохранить в формате PDF.
-
Щелкните «Файл» и выберите в раскрывающемся меню вариант «Сохранить как».
-
Щелкните стрелку рядом с текущим типом файла (документ Word .docx).
-
Измените тип файла на PDF с расширением .pdf.
-
При необходимости измените название документа.
-
Щелкните на «Сохранить».
Вы автоматически вернетесь к исходному документу Word. Вы найдете только что созданный PDF-файл в той же папке и под тем же именем.
Распечатайте документ Word как PDF и получите больше функций
Другой способ - распечатать в формате PDF. Здесь вы не используете настоящий принтер и не производите печатную продукцию. Параметр «Печать как PDF» создает только PDF-файл. Для этого действуйте следующим образом:
-
Откройте целевой документ, который вы хотите распечатать в формате PDF.
-
Щелкните «Файл» и выберите «Печать» в меню слева.
-
Измените настройки в разделе «Принтер» на «Microsoft Print to PDF».
-
При необходимости внесите изменения с помощью кнопки «Настройки» или в разделе «Параметры страницы».
-
Нажмите кнопку «Печать» вверху слева.
-
В новом диалоговом окне выберите имя файла и место хранения PDF-файла и подтвердите, нажав «Сохранить».
Но в чем разница между «Сохранить как PDF» и «Печать как PDF»? Если вы распечатываете документ в формате PDF, вы можете - в отличие от простого сохранения - выполнить расширенные настройки: например, вы можете распечатать только определенные области страницы, изменить ширину полей или настроить двустороннюю печать или цветную печать. В разделе «Параметры страницы» вы найдете дополнительные параметры печати.
кончик: В частности, если вы собираетесь создать флаер или что-то подобное с Adobe, рекомендуется использовать принтер. Здесь вы можете установить более высокое качество, чтобы PDF-файл также мог без проблем работать как окончательное изображение для печатной продукции.
С помощью функции «Печать как PDF» вы можете настроить платный PDF-принтер, например, Adobe PDF-принтер, в дополнение к стандартным настройкам. Затем это позволяет печатать с лучшим разрешением или содержит дополнительные индивидуальные параметры.
Сохраняйте файлы Word в формате PDF и делитесь контентом без риска
Word предлагает множество функций, связанных с дизайном текста. Обеспечьте ясность и профессионализм с помощью оглавления, даты или номеров страниц в верхнем и нижнем колонтитулах. С помощью макросов, функций полей, шаблонов и функций «Редактировать» или «Настроить» вы можете сделать свои документы более единообразными и профессиональными. Кроме того, вы обеспечиваете лучшее качество текста, с одной стороны, вставляя цитаты или гиперссылки, а с другой стороны, используя функции перевода или поиска и замены в Word.
Сохраняя файлы Word в формате PDF, вы не только избегаете проблем с открытием или отображением с помощью другого программного или аппаратного обеспечения. Также можно избежать нежелательных изменений в общих документах. Совместное использование PDF-файлов также безопаснее и занимает значительно меньше места для хранения.
часто задаваемые вопросы
Как сохранить документы Word в формате PDF?
Есть два способа сохранить документ Word в формате PDF. Либо перейдите в «Пуск» на «Сохранить как» и измените формат файла на «PDF», либо вы можете распечатать файл как PDF. Печать в виде файла PDF позволяет вам выполнить обширные дополнительные настройки и изменить место хранения или имя файла.
Какая польза от сохранения документа Word в формате PDF?
В отличие от файла Word, PDF-файл можно открывать и отображать без ошибок, независимо от используемого программного или аппаратного обеспечения. Кроме того, ваш текст в формате PDF защищен от преднамеренных и непреднамеренных изменений со стороны получателя. Кроме того, PDF-файлы при отправке занимают меньше места для хранения, чем файлы Word.