Сохраняйте файлы Excel и делитесь ими: быстро и легко

Важная информация, которая может помочь

Если несколько коллег работают над проектом или задачей, часто бывает необходимо вместе работать над книгой Excel или таблицей из программы Excel. Однако перед его выпуском убедитесь, что вы выбрали правильный формат и правильно сохранили файл Excel. Кроме того, пользователи должны обращать внимание на размер файла и, если возможно, разделить его. Однако иногда для доступа к данным достаточно публикации данных.

Сохраните файл Excel: вот как это работает

Используя комбинацию клавиш Excel «Ctrl + S» или «Файл> Сохранить» или «Сохранить как», можно сохранить текущий файл Excel под отдельным именем файла. Помимо стандартных типов файлов .xls и .xlsx, Excel предлагает сохранение в формате OpenDocument или PDF.

Ваши книги Excel можно сохранить в желаемом месте хранения, указав стандартное место хранения заранее. Место хранения также можно изменить всего за несколько шагов. Иногда бывает полезно, если папка или путь хранения документа отображается в ячейке книги. Это то, что делает возможная эта табличная функция.

Сохраните файл Excel с резервной копией

Перед внесением изменений в документ рекомендуется сделать резервные копии важных файлов Excel. Резервную копию можно создать с помощью некоторых функций Excel или макроса. Вы также можете настроить свою книгу Excel таким образом, чтобы резервная копия предыдущей версии книги сохранялась при каждом изменении.
Данные и ценное рабочее время могут быть потеряны в результате сбоя питания или непреднамеренного закрытия несохраненного файла Excel. Поэтому рекомендуется активировать функцию Excel «Автовосстановление», чтобы инициировать автоматическое сохранение данных.

Видео с инструкциями: Microsoft Excel: сохраните файл и поделитесь им с другими пользователями

Поделиться файлом Excel: возможности

Если вы хотите поделиться данными книги или документа Excel с другими пользователями, в дополнение к встроенным функциям выпуска вам доступны другие варианты:

• Диаграмму из сохраненных данных можно опубликовать, например, во внутренней сети компании или на веб-сайте. Для этого вам нужно использовать некоторые функции для экспорта данных из списка Excel в виде графики. Excel также предлагает возможность копирования нужной подобласти из таблицы Excel в виде рисунка, чтобы вставить и отобразить ее в презентации или в другом приложении.
• Списки Excel или отдельные таблицы можно легко и быстро отправить коллегам по работе по электронной почте. Интеграция подходящей кнопки в панель инструментов Excel упрощает отправку, а также использование этого полезного макроса.
• К книге Excel можно предоставить общий доступ по сети и, таким образом, редактировать ее несколько пользователей. Перед этим книгу можно скопировать с помощью макроса и сохранить под другим именем файла.
• Наконец, вы можете поделиться файлом Excel, сохранив книгу в онлайн-облаке, таком как OneDrive. Это позволяет другим пользователям редактировать файл.

Совместное использование файла Excel более безопасно

Помимо данных Excel, некоторые функции также защищают предоставленную информацию:

• Цифровые подписи можно удобно интегрировать в файл или папку Excel, чтобы обеспечить целостность и подлинность данных. Цифровая подпись указывает другим, что содержимое книги или документа было проверено и подписано.
• Перед тем, как электронная таблица или книга Excel будет передана в какой-либо форме товарищам по команде или кому-либо еще, она должна быть очищена от личных данных и информации.
• Защита формул в электронной таблице или папке Excel предотвращает нежелательные изменения, когда над документом работают несколько человек.
• Перед передачей книги может оказаться полезным скопировать отдельные листы в новую книгу Excel и заменить формулы значениями.

Правильный формат для публикации файла Excel

Фирмы и предприятия часто используют более новые и старые версии Excel. Иногда может потребоваться изменить тип файла Excel:

• Используя меню Excel, файл можно относительно легко сохранить в формате PDF.
• Файл или таблицу Excel можно сохранить в формате CSV всего за несколько шагов.
• Чтобы файл Excel был совместим со старыми версиями, его можно сохранить в формате файла XLS.
• Все содержимое папки можно преобразовать в формат файла XLSX с помощью инструмента Microsoft.
• Можно выполнить ручную проверку совместимости, чтобы сохраненные файлы Excel могли быть прочитаны более старыми версиями программы.

Уменьшить размер книги Excel

Поделиться таблицей Excel с несколькими тысячами строк не так-то просто. Перед разделением большого файла Excel необходимо, например, Б. разделить с помощью макроса. Однако вы также можете использовать эти советы, чтобы значительно уменьшить размер файла. Как в более старых, так и в новых версиях Excel вы можете сжать изображение или всю графику в папке и выбирать между различными разрешениями.

Вывод: сохраните файл Excel и поделитесь им с другими пользователями

Когда другим людям нужны данные в книге Excel, у пользователей есть несколько вариантов. Во-первых, пользователи должны сохранить файл Excel. Для этого доступны различные типы файлов. Чтобы поделиться файлом Excel, необходимо заранее указать уникальное имя файла. Кроме того, перед возможными изменениями можно сделать резервную копию, например, с помощью макросов. Программа Excel также позволяет уменьшить размер файлов Excel или разделить книгу, изменить формат файла или вставить цифровую подпись перед тем, как пользователи поделятся файлом Excel с другими людьми.

Еще больше интересных статей в Excel

• Если над таблицей Excel работают несколько человек, полезно распознавать изменения в содержимом или формулах.
• Полный лист Excel книги можно быстро переместить или скопировать в другую книгу Excel.
• Пустые строки можно удалить навсегда с помощью функции автоматической фильтрации.
• Удаление лишнего содержимого уменьшает размер файла Excel.
• Формулы Excel в книге можно преобразовать в числа за один раз.
• Графический просмотр предварительного просмотра может быть сохранен в файлах Excel.
• С помощью этой функции журнала вы всегда можете увидеть время и человека, который изменил содержимое ячейки.

часто задаваемые вопросы

Как я могу поделиться таблицей Excel?

Откройте книгу и щелкните вкладку «Рецензирование». Перейдите через «Изменения» к опции выпуска «Пользователи могут редактировать области». Перед определением общей таблицы выберите «Создать» в меню «Права доступа».

Где я могу найти автоматические резервные копии Excel?

При активации функции автовосстановления Excel сохраняет текущую открытую рабочую область каждые десять минут при стандартных настройках. Резервная копия должна находиться в той же папке, что и исходный файл.

Как отключить защиту от записи для книги?

Откройте свою книгу. Щелкните «Информация» в меню файла, а затем отключите поле «Заблокировано» в общей области.