Полезная информация и FAQ
Любой, кто много работает с Excel, вероятно, уже сталкивался с тем, что неиспользуемые таблицы и формулы через некоторое время становятся все более недоступными. Это затрудняет редактирование контента, к которому не было доступа долгое время. В конце концов, ваша собственная память о функциях, которые вы создали самостоятельно, перестает быть достаточно сильной. Для посторонних это может быть очень сложно. По этой причине может быть полезно снабдить ваши собственные таблицы комментариями и примечаниями, объясняющими в будущем, что именно это такое.
Вставить комментарии в Excel
Однако полезные подсказки от пользователя самому себе не обязательно записывать в фактических ячейках документа Excel. Для этого есть гораздо более элегантное решение: можно создать текстовое поле более высокого уровня, которое позволяет оставлять комментарии, которые видны только по запросу.
Копировать комментарии в другие ячейки
Если уже написанная заметка будет использоваться более одного раза, ее не нужно создавать заново. Вместо этого содержимое существующей ячейки может быть перенесено в свободное пространство новой ячейки. Эту команду Excel можно быстро вставить несколькими щелчками мыши и клавиатуры.
Если вы регулярно копируете одни и те же комментарии, вы можете делать то же самое в больших масштабах.
Форматировать и выделять комментарии в Excel
Как и все другие значения, введенные комментарии можно редактировать так, как они отображаются в таблице Excel. Таким образом, можно настроить не только шрифт и размер соответствующей заметки, но и выбор используемого цвета. Эти возможности также можно использовать одновременно. Это особенно полезно, если вы хотите, чтобы одни комментарии выделялись больше, чем другие.
Объединить значение даты и текстовый комментарий в одной ячейке
С помощью оператора «&» можно связать две отдельные записи. Однако это не относится к объединению дат и текстового содержимого. Потому что это обычно приводит к воспроизведению непонятных последовательностей цифр. Эту проблему легко решить с помощью формулы.
Как показать все комментарии в Excel для обзора
Вот как вы можете просмотреть все комментарии в таблице:
В Excel 2003 щелкните одну из видимых панелей инструментов правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню вызовите команду ПРОВЕРКА. На панели инструментов, которая затем отображается, вы найдете значок ПОКАЗАТЬ ВСЕ КОММЕНТАРИИ. Если вы нажмете кнопку, все комментарии будут отображены в вашей таблице. Нажмите кнопку еще раз, чтобы скрыть комментарии.
В Excel 2007 или более поздней версии вызовите вкладку ОБЗОР на ленте, чтобы использовать кнопку. В группе КОММЕНТАРИИ Excel отображает кнопку ПОКАЗАТЬ ВСЕ КОММЕНТАРИИ.
Всегда показывать комментарии в Excel
По умолчанию личные заметки отображаются в документе Excel только в том случае, если они активированы кнопкой мыши. Однако эта базовая настройка не обязательна. Команду можно использовать для настройки постоянного отображения комментария.
Как полностью скрыть комментарии в списках Excel
Если вы хотите, чтобы комментарии в книге не отображались в Excel, сделайте следующее:
- В Excel до версии 2003 включительно вызовите команду ИНСТРУМЕНТЫ - ОПЦИИ. В Excel 2007 нажмите кнопку Office в левом верхнем углу, затем нажмите кнопку EXCEL OPTIONS. В Excel 2010 перейдите в меню ФАЙЛ и выберите ОПЦИИ EXCEL.
- В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку ПРОСМОТР (Excel 2007/2010: РАСШИРЕННЫЙ).
- Включите опцию БЕЗ КОММЕНТАРИЙ И ИНДИКАТОРОВ.
После подтверждения кнопкой ОК комментарии больше не отображаются на листе. Даже если вы нажмете на ячейку с комментарием, комментарий больше не будет виден.
Комментарии будут снова видны только в том случае, если вы снова отключите параметр Excel БЕЗ КОММЕНТАРИЙ И ИНДИКАТОРОВ.
Вместо того, чтобы скрывать все комментарии, вы можете просто скрыть их в формулах. Только авторизованные лица имеют доступ к вашим комментариям.
Скрыть комментарии в формуле
Если вы скроете свои комментарии в формулах Excel и защитите таблицу, только авторизованные лица будут иметь к ней доступ. Для этого действуйте следующим образом:
Чтобы добавить комментарий к формуле, используйте функцию N. На самом деле это необходимо только из соображений совместимости с другими программами, но имеет приятный побочный эффект, так как он всегда возвращает значение 0 для текста.
Таким образом, если вы добавите свой комментарий в качестве аргумента функции N к вашей фактической формуле, в результате ничего не изменится. После этого комментарий появится в строке редактирования.
Следующая формула добавляет ячейки A1 в A15 и содержит текст «Комментарий»:
= СУММ (A1: A15) + N («Комментарий»)
На следующем рисунке показано использование этой формулы в примере таблицы:
Если результатом формулы является текст, а не число, комментарий с функцией N работать не будет. Затем вы можете использовать одну из текстовых функций - например, ВПРАВО.
Результатом следующей формулы является текст «ОК» или пустая ячейка с текстом «Комментарий»:
= ЕСЛИ (D1> 500; "ОК"; "") & ВПРАВО ("Комментарий"; 0)
На следующем рисунке показано использование этой формулы в примере таблицы:
Теперь вы должны скрыть формулу во всех ячейках, содержащих комментарий в формуле. Для этого в меню «Формат» выберите команду «Ячейки». В открывшемся диалоговом окне активируйте вкладку «Защита». Затем выберите параметры «Заблокировано» и «Скрыто». Подтвердите это нажатием «ОК».
Если вы сейчас защитите лист, формулы больше не будут видны. Для этого вызовите команду «Защита» в меню «Инструменты» и команду «Защитить лист» в подменю. В появившемся диалоговом окне выберите нужные параметры и подтвердите нажатием «ОК».
Достоинства комментариев
Комментарии предлагают пользователям Excel практичную возможность писать заметки и замечания в своей работе, которые позже могут объяснить им и другим пользователям, как на самом деле структурирована таблица и что еще нужно сделать. Приложение очень удобное для пользователя, поэтому при написании комментария можно учесть любые предпочтения. Благодаря этим советам и приемам это больше не будет для вас проблемой.
Часто задаваемые вопросы о комментариях в Excel
Как удаляется форматирование комментариев?
Изменения в комментарии Excel можно сбросить в любой момент. Необходимая для этого опция находится на ленте на вкладке «Главная». В разделе «Стили» вы найдете кнопку «Условное форматирование». При нажатии на нее открывается еще одно окно «Удалить правила». Ниже вы можете указать, хотите ли вы сбросить форматирование выбранного комментария или всех комментариев. Подтвердите свой выбор щелчком мыши.
Как снова удаляются комментарии?
Комментарии можно так же легко создавать и удалять на листе в Excel. Для этого щелкните прокомментированную ячейку правой кнопкой мыши. Новая опция «Удалить комментарий» появится под уже известной опцией «Вставить комментарий». Нажатие на эту кнопку удаляет комментарий.
Как я могу удалить все комментарии одновременно?
Сначала выберите область, которую нужно удалить. Все содержимое рабочего листа можно выбрать с помощью комбинации клавиш Ctrl + A. На этом этапе можно выбрать дополнительные листы, что в конечном итоге удалит все комментарии из всей книги.
Затем откройте вкладку «Главная», где вы найдете еще одну кнопку «Изменить». Есть возможность «удалить». При щелчке по области появляется возможность «удалить комментарии». Поскольку вы уже определили удаляемую область, каждый соответствующий комментарий удаляется после подтверждения кнопкой мыши.
