С помощью этих шагов вы можете быстро написать электронное письмо Outlook.
Написание электронной почты - часть повседневной жизни большинства людей. Составление личных или деловых писем стало нормой, поскольку преимущества электронной почты очевидны. Прежде всего, скорость, с которой сообщение достигает получателя, трудно превзойти. В дополнение к хорошо известным службам обмена сообщениями, таким как WhatsApp или Telegram, электронная почта по-прежнему является одним из наиболее важных и наиболее распространенных международных средств связи.
Это также связано с тем, что составление электронного письма не требует больших усилий. Практически у каждого в настоящее время есть свой адрес электронной почты. Самая известная программа для общения по электронной почте - Microsoft Outlook. Как в платной версии для компьютеров Windows, так и в бесплатной версии для планшетов и смартфонов он используется миллионами пользователей каждый день. Помимо обычного написания электронных писем, сообщения в Outlook также могут быть созданы из шаблона. Также можно сохранять текстовые модули и вставлять их в сообщения электронной почты, чтобы создавать сообщения электронной почты более эффективно.
Видеоурок: как составить и отправить электронное письмо в Outlook
Написать электронное письмо в Outlook - вот как это работает
Если вы хотите создать электронное письмо в Microsoft Outlook, перейдите на вкладку «Пуск» на первом этапе. В верхней части меню вкладки «Пуск» вы найдете кнопку «Создать» под надписью « Новая ».
После нажатия на поле «Новый E-Mail» откроется новое окно. В окне сообщения вы можете составить и отправить новое письмо.
Если вы хотите написать сообщение на другом бланке, выберите кнопку «Новые элементы» вместо «Новое электронное письмо».
В параметре «Электронное сообщение с> Другие бланки» вы можете открыть и сохранить другие бланки в качестве фона для почты.
Поля выбора «От», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия» и тема необходимы для создания нового сообщения. За отдельными полями и сокращениями скрыто следующее значение:
|
поле |
имея в виду |
|
из |
В поле «От» введите адрес электронной почты, с которого должно быть отправлено ваше сообщение. Если вы управляете несколькими учетными записями в Outlook, вы можете выбрать, из какой учетной записи следует отправлять электронную почту. |
|
В |
Адрес электронной почты получателя необходимо ввести в поле «Кому». Порядок имен при выборе адресов электронной почты может отображаться в алфавитном порядке в поле «Кому». Кончик: Microsoft Outlook записывает все введенные адреса электронной почты в так называемый список автозаполнения. На основе сохраненной информации программа предлагает подходящие адреса, когда вы их вводите. Бесплатные инструменты могут помочь отредактировать список автозаполнения. |
|
Копия |
Аббревиатура «Cc» буквально означает «точная копия» и означает «копия» на немецком языке. Если получатель получает сообщение в Cc, становится ясно, что он не является основным получателем. |
|
Скрытая копия |
Поле «Скрытая копия» буквально означает «слепая копия». Английский термин можно перевести как «скрытая или невидимая копия». Если адрес электронной почты введен в поле «Скрытая копия», другие получатели сообщения не смогут увидеть, кому было отправлено электронное письмо. Если вы хотите ретроспективно узнать, какие адресаты получили от вас электронное письмо в скрытой копии, перейдите к полю выбора «Подробности» в свойствах электронной почты. |
|
ссылка |
В теме письма отображается тема или «красная ветка» сообщения. Хорошим тоном будет заполнить поле «Тема» понятным заголовком. Если в сообщении не указана тема, это может привести к тому, что письмо будет идентифицировано и отсортировано как нежелательная почта фильтром спама получателя. С помощью понятного идентификатора или аббревиатуры в теме вы можете показать получателю важность сообщения. Сокращения указывают на то, что это исключительно информационное письмо, запрос или заказ. |
В дополнение к упомянутым полям, которые необходимы для отправки сообщения, каждое электронное письмо требует определенного содержания.
Его можно ввести индивидуально в текстовое поле сообщения. При щелчке в текстовом поле курсор появляется в первой строке экрана. В результате электронное письмо может быть специально составлено с использованием текста или других элементов стиля. На вкладке Сообщение доступны следующие параметры форматирования:
Копировать изображения и текст из буфера обмена
Вы можете копировать элементы, текст или изображения из буфера обмена и в то же время копировать формат текста, например шрифт, в свое электронное письмо. Рисунки и графику можно вставить в текст или прикрепить к электронному письму в виде вложения. Если изображение слишком велико и имеет размер файла несколько мегабайт, вы можете уменьшить размер файла в Outlook. Это работает путем пометки изображения для вставки и редактирования прикрепленных изображений на вкладке «Информация» на вкладке «Файл». Если щелкнуть поле выбора «Настроить размер больших изображений при отправке сообщения», файл автоматически уменьшится.
Вставляйте напоминания для получателей в электронные письма и правильно цитируйте
Команда «Отметить для получателей» на вкладке «Сообщение» является подходящим инструментом, который вы можете использовать для автоматического напоминания получателям, чтобы они ответили вам. Эта процедура сохраняет вам одно или несколько писем с напоминаниями.
Вместо того, чтобы цитировать каждое электронное письмо полностью при ответе и прикреплении содержимого, вы можете установить в Outlook, чтобы прикреплялось только последнее электронное письмо. Этот тип рассылки электронной почты во многих случаях более эффективен и помогает прояснить ситуацию.
Предварительно установленное сокращение «FW:», которое означает «Переслать» при обмене сообщениями по электронной почте, можно изменить, а исходный текст можно идентифицировать, например, по отступам или специальным символам.
Меню «Текст» - командный центр индивидуального форматирования.
Если вы вводите личный текст в текстовое поле, вы найдете различные кнопки в меню «Текст» для форматирования текста. Помимо отображения текста «полужирным шрифтом», «курсивом» и подчеркивания текста, вы можете вставлять маркеры или нумерацию. Вы также можете решить, следует ли выровнять текст по центру, по правому краю, по ширине или по левому краю и какой цвет и шрифт следует использовать. Если Outlook удаляет разрывы строк в текстовых сообщениях электронной почты без форматирования HTML, изменение настроек поможет решить эту проблему.
Меню «Вставка» - прикрепляйте вложения и визитки к сообщениям.
В пункте меню «Вставить» вы можете добавить файл или элемент как вложение к своему электронному письму. Вы также можете отправлять полученные электронные письма в виде файловых вложений. Это может быть важно при отправке по электронной почте деловых документов в формате PDF или важных рисунков.
Если вы хотите, чтобы у каждого человека, с которым вы переписывались по электронной почте, были ваши текущие контактные данные, вы можете автоматически прикреплять их к каждому электронному письму в виде цифровой визитной карточки (vCard) и отправлять вместе с ними. Кроме того, у вас есть возможность управлять своими подписями в пункте меню «Вставить». Подпись - это текст в конце электронного письма, содержащий информацию об отправителе. Подписи в деловых письмах требуются по закону.
Если вы также хотите вставить текущую дату в электронное письмо, вы можете вставить ее с помощью сочетания клавиш ALT + SHIFT + D.
Отметка и установка релевантности письма
В Microsoft Outlook можно помечать отдельные сообщения заметкой о релевантности. Письма с высокой важностью отображаются для получателя отдельно. Несмотря на этот идентификатор, нет никакой гарантии, что сообщения электронной почты, помеченные таким образом, будут обработаны адресатом быстрее. По этой причине остается спорным вопрос о том, имеет ли смысл отметка «высокая важность» или более продуктивен личный звонок по критичному по времени вопросу.
Орфография и пунктуация - встроенные инструменты для профессионального копирайтинга
В дополнение к параметрам на вкладке «Сообщение» вкладки «Вставить» и «Форматировать текст» предоставляют дополнительные параметры для персонализации вашего сообщения.
При написании текста также важно, чтобы орфография и пунктуация в тексте были профессиональными. Ошибки в выражениях или запятых отвлекают и негативно влияют на получателя. По этой причине вы можете автоматически проверять текст на вкладке «Проверка» в пункте меню «Орфография и грамматика».
Если вы хотите, чтобы тема была включена в исправление средством проверки орфографии в дополнение к тексту, вы должны указать это в настройках Outlook.
Для более старых версий Outlook исправление Дудена было доступно как профессиональная программа исправления в качестве альтернативы встроенной программе проверки орфографии.
Вкладка «Рецензирование» также предлагает возможность чтения или перевода текста на компьютере. Тезаурус поможет вам найти значимые синонимы для повторяющихся слов и терминов.
Отправляйте электронные письма получателям с помощью кнопки «Отправить»
После того, как вы полностью написали и проверили текст вашего сообщения, вы должны отправить его на последнем шаге. Это делается в текстовом окне, щелкнув поле «Отправить» .Если вы не уверены, следует ли отправлять сообщение в данный момент, вы также можете активировать функцию автосохранения.
После нажатия на поле «Отправить» без активации функции автосохранения ваше сообщение будет в почтовом ящике получателя в течение нескольких секунд.
Кончик:
Может случиться так, что электронное письмо не доходит до получателя после того, как оно было отправлено. В большинстве случаев вы получите сообщение об ошибке от поставщика услуг. В таком случае все предыдущие и текущие версии Microsoft Outlook имеют возможность повторно отправить электронное письмо всего за несколько шагов. Это можно сделать, нажав кнопку «Отправить это сообщение еще раз» на вкладке «Сообщение».
Если электронные письма не отправляются, когда вы находитесь за границей, это может быть связано с неправильными настройками учетной записи. В этом случае полезно проверить настройки и порт SMTP.
резюме
Для постоянных пользователей Microsoft Outlook, а также для неопытных пользователей, легко составить электронное письмо с помощью Microsoft Outlook и отправить его получателю. На вкладке «Главная» кнопка «Новое электронное письмо» ведет к текстовому окну для нового сообщения. Его можно индивидуально отформатировать и сделать профессиональным с помощью ссылок, изображений и подписи. Дополнительные вкладки и параметры гарантируют, что электронные письма могут быть специально составлены и переданы в любое время. Таким образом, компетентное общение по электронной почте возможно как в профессиональной, так и в частной среде.
