Как редактировать документы в Word

Вот как вы можете вносить изменения в документы Word

Как правило, при создании текстового документа убедитесь, что макет правильный, и вы избегаете орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок. После завершения работы над содержанием и форматом текста часто остаются отдельные недостатки. По этой причине имеет смысл в конце снова доработать документы и при необходимости внести изменения.

Word: отслеживайте, проверяйте и исправляйте изменения

Microsoft Word включает в себя различные возможности для редактирования текстов. Особенно когда тексты должны исправляться не только автором, но и другими людьми, разнообразные функции программы Office идеально подходят для проверки.

Хотя доступные шаблоны уже позволяют соблюдать формальные аспекты, Word также автоматически проверяет орфографию и пунктуацию в текстовом документе. Эти функции в Word известны большинству пользователей и обозначаются красным или синим подчеркиванием определенной позиции. Но какие функции, то есть интегрированные инструменты программы, все еще можно использовать? Например, как работает отслеживание изменений?

Когда вы получаете текст, который необходимо просмотреть и отредактировать в Word, вы можете выполнить следующие действия, чтобы внести исправления и отслеживать изменения:

Откройте вкладку «Проверить» в ленте меню вашего файла Word.

Здесь вы найдете различные варианты вставки изменений и их соответствующей пометки. Например, нажмите кнопку Follow Up, чтобы открыть соответствующую вкладку.

На этом этапе у вас есть выбор, хотите ли вы отслеживать изменения. Если вы щелкнете по соответствующему символу, изменения в тексте, которые вы затем выполните, будут помечены как так называемые пометки. Таким образом, автор может понять и отследить, кто редактировал текст, где и когда, а также вносил изменения.

Затем ваши комментарии могут быть перенесены в текст с помощью поля «Принять».

Если вы редактируете документ в режиме коррекции, благодаря яркому цвету редактору легче увидеть изменения и, возможно, сразу же сохранить их. Если над файлом работают несколько рецензентов, автор может лучше понять, кто предложил исправления.

Принять изменения в Word: вот как это работает

Получаете ли вы документ с многочисленными изменениями и хотели бы последовательно отслеживать и принимать изменения? Затем сделайте следующее:

1. Щелкните вкладку «Обзор» на ленте.

2. Нажимая «Принять», вы принимаете изменение, «Отклонить» отклоняет изменение.

   

3. Вы можете переходить от ревизии к ревизии, нажимая кнопки «назад» и «далее».

Важный: Не принимайте никаких изменений, используя «назад» и «далее».

Настройка разметки: инструкция

Отредактированный документ вас слишком запутывает? Установив, какие разметки должны отображаться, вы можете отслеживать вещи: выбирать между всеми аннотациями, версиями на уровне формата и текста или просто отображать места, где что-то было изменено, прямо в тексте. Для этого действуйте следующим образом:

1. Щелкните вкладку «Обзор» на ленте.

2. В раскрывающемся меню «Показать разметку» выберите, какие пометки вы хотите видеть: комментарии, вставки, удаления и форматирование.

   

3. В разделе «Разметка: все» вы можете выбрать, хотите ли вы видеть все изменения прямо в тексте или просто видеть, что что-то было изменено.

кончик: Хотите распечатать документ без комментариев и исправлений? Затем выберите «Разметка: нет».

Вот как можно вставлять комментарии и исправлять ошибки

В Word можно найти разные типы разметок. Во-первых, сама программа выделяет слова, содержащие ошибки. С другой стороны, редакторы также могут использовать режим коррекции. Присмотревшись к разметке, вы сможете быстро увидеть, какие предложения вы хотите принять, а какие отклонить.

Если, например, выясняется, что Word неоднократно отмечал имя или технический термин, который не может быть найден в словаре, но все еще существует, вы можете легко добавить это в словарь. В принципе, красные волны, выделяющие ошибки, можно отключить, например, если они мешают вам при чтении.

Другие отметки также могут быть получены от читателей-корректоров, которые использовали режим коррекции. Если вы затем используете режим редактирования, у вас есть возможность принять комментарии редакторов. Возможно, над одним документом одновременно работали несколько человек. Таким образом, пометки и комментарии могут быть выделены разными цветами. Это позволяет вам установить цвета комментариев так, как вы хотите различать комментарии.

Помимо разметки, функция комментариев также может использоваться для предложения идей по изменению или предложений по улучшению документа. Как использовать функцию комментариев в Word:

1. Откройте вкладку «Проверка».

2. В области комментариев вы найдете кнопку «Новый комментарий». Щелчком мыши по области откроется еще один столбец и всплывающая подсказка на краю выбранной вами области. Таким образом, вы можете быстро добавить к тексту определенные примечания на полях, которые автор сможет учесть при редактировании.

   

3. В той же области ленты вашего файла вы можете удалить комментарии, если вы уже добавили их.

Также полезно знать, что вы можете переключаться между отдельными комментариями и, таким образом, пропускать комментарии и пока редактировать другие. Вы также можете напрямую просмотреть последнее изменение. Это делает редактирование файла еще более эффективным.

Функции в Word: эти настройки упрощают вашу работу

Microsoft Word не только упрощает создание текста во время написания. Программа также предоставляет вам некоторые функции, которые ускоряют редактирование в конце процесса. Помимо возможности исправления частых ошибок всего за несколько шагов с помощью функции «Найти и заменить», Word также обеспечивает большее разнообразие текста благодаря словарю синонимов. Другие функции и возможности, о которых вам следует знать в Word:

• Полевые функции
• Макросы
• Цитаты
• Номера страниц
• Дата
• Гиперссылки

Заключение: вот как вы можете вносить изменения в Word

При настройке страницы вы не только убедитесь, что правильно расположили верхний и нижний колонтитулы, оглавление, переводы и список источников, но также должны быть правильными содержание и орфография. С видом справа вы больше не пропустите ни одной отметки об ошибке. Новая проверка орфографии в конце работы с текстом также кажется полезной.

Если есть спецификация количества слов или символов, вы можете попросить Word посчитать их и быстро и легко проверить. Также возможно распечатать только текстовые исправления. В целом настройки программы предлагают широкий спектр возможностей для редактирования текстовых документов.

Отслеживая изменения, вы можете видеть точную историю изменений в документе. Так называемые разметки - полезные помощники: они визуализируют изменения в тесте. Наконец, когда все изменения внесены, вы можете сохранить готовый файл в формате PDF или отправить документы в виде писем.

часто задаваемые вопросы

Как я могу отобразить изменения, внесенные другими редакторами?

В зависимости от режима, в котором другие редакторы исправляли или комментировали соответствующий документ, комментарии могут отображаться по-разному. В любом случае вы можете решить, какие предложения рассматривать. Для этого откройте вкладку «Последующие действия» на вкладке «Проверка». Здесь вы можете установить галочки для разных групп ошибок.

Как я могу вставлять комментарии в текст?

На вкладке «Обзор» вы перейдете к кнопке «Комментарии». На этом этапе вы можете создать новый комментарий, отметив требуемый фрагмент текста, а затем щелкнув поле «Новый комментарий». Напишите заметку в пузыре речи. Word предлагает возможность интеграции рукописных комментариев. Вы можете комментировать документы без клавиатуры.