Что вы можете делать с Excel
Многие пользователи не знают, что вы можете делать с Excel помимо электронных таблиц: они часто используют лишь часть возможностей, которые фактически предлагает программа. Часто этого вполне достаточно, ведь задачи в повседневной трудовой жизни очень четко определены. Однако, поскольку вы можете делать больше с Excel, чем выполнять вычисления, стоит сделать обзор других функций программы.
Что такое Excel и для чего используется программа?
Excel - это в первую очередь программа для работы с электронными таблицами, в которой можно создавать таблицы и использовать ячейки и ссылки на ячейки Excel. Однако он может намного больше. Предприниматели и частные лица используют его для сбора, систематизации и анализа информации. Они также могут делать расчеты и делать прогнозы на основе имеющихся данных. С помощью Excel вы также можете определять и отслеживать цели или следить за финансами и временными периодами. Таким образом, Excel подходит для организации повседневной жизни как в профессиональной, так и в частной жизни.
Какие основные параметры в Excel?
Таблица
Поскольку Excel был разработан Microsoft для электронных таблиц, он в основном используется для ввода и обработки текста или числовых значений. Вы можете, например, в таблице Excel
- Введите значения в ячейки
- Присваивайте ценности друг другу
- Сделайте ссылки
- Используйте формулы и функции
В дополнение к числовым значениям вы также можете использовать буквенно-цифровые значения, что позволяет использовать широкий спектр приложений. Макросы могут быть созданы, если пользователям нужны и чаще используются определенные команды для отложенных задач. Для этого для команды устанавливается сочетание клавиш, чтобы к ней можно было быстро получить доступ.
Анализ данных
Данные, которые пользователи Excel вводят в отдельные ячейки Excel, можно анализировать с помощью функций и формул. Например, вы можете отобразить, как часто появляется определенное значение, насколько они высоки по отношению к определенным другим значениям и как они меняются при определенных условиях. Помимо вычислений, Excel также позволяет проводить подробный анализ текстовых или числовых значений.
Диаграммы и графики
Если есть данные и значения в таблице с многочисленными столбцами и строками, полезно, чтобы их можно было ясно и привлекательно представить с помощью диаграмм, графиков или таблиц. Таким образом, четкий результат анализа виден непосредственно. Microsoft Excel предлагает множество различных вариантов графической реализации:
- Круговые диаграммы
- Гистограммы
- Графики
- Диаграммы рассеяния
- Диаграммы с областями
- Столбчатые диаграммы
Вы можете работать с разными дизайнами, отображать свои значения в 2D и 3D и пробовать разные цветовые комбинации. Таким образом, вы можете создавать четкие презентации, для которых вам даже не понадобится PowerPoint - хотя, конечно, вы также можете вставлять диаграммы из Excel в другие программы Microsoft Office.
Что вы (еще) можете делать с Excel?
Сделайте бухгалтерский учет проще
Многие немецкие компании не используют исключительную программу, специализирующуюся на бухгалтерском учете. Excel предлагает все необходимые для них функции. Кроме того, сотрудники часто уже знакомы с программой.
Независимо от того, предпочтительна ли единая или двойная бухгалтерия или требуются специальные шаблоны: Excel предлагает людям для учета доходов и расходов счета-фактуры с использованием формул или графического представления, например, в виде таблицы Excel. Также возможно создание расчета излишка дохода.
Управляйте запасами
Excel может быть полезен в бухгалтерском учете и для организации и учета запасов. Пользователи могут перечислять товары и числа в ячейках Excel и использовать условное форматирование для выделения особых характеристик активов. Это позволяет пользователям Excel в повседневной жизни проводить инвентаризацию и создавать инвентарные списки, экономя ресурсы.
Настроить календарь Excel
Excel также может быть полезен для создания календаря или повестки дня. Программа Excel предлагает шаблоны календарей с различными макетами, в которых можно вводить личные или профессиональные встречи. Планировку можно адаптировать под личные нужды. Например, пользователи Excel могут отображать будние дни с воскресенья по субботу или с понедельника по воскресенье, распечатать календарь в книжной или альбомной ориентации или создать школьный календарь с 13 месяцами.
-
Откройте Excel.
-
На стартовой странице перейдите в «Дополнительные шаблоны».
-
В строке поиска вы можете искать онлайн-шаблоны, набрав «календарь».
-
Затем щелкните нужный макет, и календарь откроется в Excel.
Создавайте расписания и отслеживайте промежуточные цели в Excel
Excel также предлагает пользователям шаблоны для расписаний, в которых можно записывать различные этапы планирования проекта или создавать цели и задачи для личных нужд. Эта опция упрощает отслеживание определенных периодов времени, выполненных задач и прогресса.
Например, частые пользователи Excel могут также создать план проекта вручную. Функции могут использоваться для расчета начала, продолжительности и конца этапов, процессов или контрольных точек.
Учет рабочего времени сотрудников
Особенно в компаниях, которые работают с гибким графиком, важно вести непрерывный и четкий учет рабочего времени сотрудников. В Интернете вы найдете множество шаблонов Excel, в которые вы можете ввести время каждого отдельного сотрудника - обычные рабочие часы, а также сверхурочные часы или часы, которые он или она отработали в выходные. Часы подсчитываются ежемесячно или еженедельно по мере необходимости, чтобы у вас всегда был хороший обзор.
Списки дел в Excel для лучшего обзора
Если пользователи Excel хотят отслеживать свои задачи, они могут создать для них четкий список дел. Здесь можно перечислить задачи, пометить их цветом и установить приоритеты. Можно даже установить флажок, чтобы отмечать выполненные задачи.
-
Чтобы иметь возможность добавить флажок, вам понадобится «Разработчик» на ленте. Для Excel 2010 и более поздних версий перейдите в «Файл», а затем в «Параметры». В открывшемся окне перейдите в «Настроить ленту» и активируйте «Инструменты разработчика», установив флажок. Наконец, подтвердите нажатием «ОК».
-
На вкладке "Разработчик" нажмите "Вставить". Затем вы найдете значок флажка в разделе «Элементы управления формой». Когда вы выбрали это, вы можете добавить поле в пустую ячейку Excel.
Создайте адресные метки
Часто приходится пересылать большое количество писем, особенно в компаниях. Для изготовления адресных этикеток вам понадобятся как Excel, так и Word - и, конечно же, листы пустых этикеток, на которых вы хотите печатать. И вот как вы поступаете:
Вы открываете файл Excel и называете отдельные столбцы Excel: приветствие, имя, фамилия, улица и номер дома, почтовый индекс, город.
Внимательно введите адреса и сохраните файл.
Откройте Word и перейдите в «Ярлыки» на вкладке «Рассылки».
В разделе «Опции» выберите производителя этикеток и тип этикетки (эта информация указана на упаковке этикеток).
Теперь нажмите «Выбрать получателя» и выберите свой собственный список в разделе «Выбрать существующий список».
Выберите данные в разделе «Вставить поле для слияния» и скопируйте содержимое во все поля метки.
С помощью «Предварительного просмотра результатов» вы можете отображать метки.
Если вас устраивает, выберите «Готово и объединить» и дайте команду «Распечатать документ».
Другие уловки с Excel
Создавайте викторины в Excel
Будь то для учебы или в качестве замены для друзей и семьи: вы можете легко создать тест с одним выбором с помощью Excel. Для этого действуйте следующим образом:
Откройте книгу - вам понадобится только первая ее страница.
Введите все вопросы один под другим в столбец A. Сделайте столбец настолько широким, чтобы вы могли легко читать вопросы в отдельных ячейках Excel.
В столбцах от B до D вы вводите три возможных ответа (или больше, но каждый ответ имеет свой столбец).
Если у вас есть три варианта, оставьте столбец E пустым для ответов участников.
В строке G вы указываете позицию правильного ответа, то есть 1, 2 или 3.
Щелкните правой кнопкой мыши столбец G и выберите «Скрыть», чтобы никто не мог видеть правильные ответы.
Теперь введите формулы для вычисления ответа в ранее пустой столбец Excel F: = ЕСЛИ (ЕСТЬ ПУСТО (E1); ««; ЕСЛИ (E1 = G1; «Правильно»; «Неправильно»)). Это означает, что в столбце ничего не отображается, если в столбце E ответов еще не был введен ответ. Если ответ совпадает с ответом в скрытом столбце G, отображается «правильный», если ответ не совпадает, отображается «ложь».
Перетащите формулу вниз, чтобы применить ее ко всем строкам.
Создать опрос в Excel
Довольно неизвестная функция Excel - создание опроса в Excel. Его можно редактировать и активировать прямо в Интернете, если вы выполните следующие действия:
Перейдите в OneDrive и при необходимости войдите в систему.
Откройте Excel, нажмите «Изменить» в «Опрос» и выберите «Создать новый опрос».
Дайте вашему опросу название и кратко опишите его.
Теперь вы можете вводить свои вопросы с заголовком и описанием.
Выберите из предложенных вариантов ответа наиболее подходящий. У вас есть варианты текста, текста абзаца, номера, выбора, да / нет и даты. Если вы выбрали «Выбор», вы должны указать варианты ответов, из которых участники могут выбирать. Введите все возможные ответы в новую строку Excel.
После того, как вы сформулировали все вопросы и ввели их с возможными ответами, вы можете отобразить предварительный просмотр.
Если вас устраивает, одобрите опрос. Excel создаст для вас ссылку, которую вы можете отправить по электронной почте. Кроме того, вы можете сгенерировать QR-код, который вы можете отправить на смартфоны.
Вывод: Excel - это программа с широким спектром возможных применений.
Excel идеально подходит для анализа данных, вычислений в запутанных таблицах и для визуального представления чисел в виде диаграмм. Но с Excel вы можете сделать гораздо больше. Программа позволяет некоторым неизвестным функциям организовывать и планировать повседневную профессиональную и личную жизнь. Например, варианты создания планов с помощью шаблонов, опросов или викторин особенно подходят для пользователей Excel, которые знакомы с программой и хотят продолжить работу с ней.
