Многочисленные советы по оптимальному использованию Word
Помимо Excel, наиболее часто используемой программой из пакета Office является Microsoft Word. Многие пользователи ценят простоту использования и ясность программы обработки текста. Но есть еще много советов и приемов, которые делают использование Word еще проще. Это экономит ваше драгоценное время при редактировании документов и позволяет работать еще эффективнее.
Дополнительные функции для более эффективного использования Word
С помощью Word - программы обработки текстов из пакета Microsoft Office - вы можете создавать тексты, таблицы и вставлять иллюстрации и графику в свой документ. Чтобы облегчить написание, программа снабжена многочисленными вспомогательными средствами. Для многих функций есть даже сочетания клавиш, которые позволяют выполнять команду без единого щелчка мыши. Комбинация клавиш [CTRL] + [Z], например, помогает отменить несколько действий.
Специальные возможности доступны после того, как вы открыли документ Word для редактирования. Вам нужно работать с более чем одним файлом? Затем Word также предлагает вам функцию одновременного открытия нескольких документов. Чтобы избежать необходимости каждый раз настраивать базовые параметры, такие как шрифт, межстрочный интервал и номера страниц, имеет смысл использовать шаблоны формата. Также может быть полезно включить команды редактирования формы.
Упростите использование Word с помощью шаблонов форматов
Стиль содержит стандартные настройки документа. Microsoft Word предлагает вам множество шаблонов Word, которые вы можете использовать при создании текста. Вы можете найти это в ленте меню под пунктом «Пуск». Имеет смысл использовать таблицы стилей, особенно для заголовков. Потому что тогда в Word можно создать автоматическое оглавление всего за несколько щелчков мышью.
Настройки по умолчанию не соответствуют вашим ожиданиям? Затем просто индивидуализируйте шаблон формата, чтобы настроить работу Word в соответствии с вашими пожеланиями. Все, что вам нужно сделать, это щелкнуть правой кнопкой мыши соответствующий шаблон на ленте меню. Появится список, в котором вы найдете опцию «Изменить».
Затем откроется окно, в котором вы можете адаптировать шаблон формата в соответствии с вашими требованиями. Вы не только определяете шрифт, размер и цвет, но и то, следует ли печатать текст курсивом или полужирным шрифтом. Прежде чем подтвердить нажатием «ОК», решите, применяется ли форматирование только к текущему документу или его также следует применять к новым файлам.
Советы по целевому поиску в документах Word
Многие файлы Word содержат более одной страницы текста. Здесь можно быстро забыть о вещах. Тогда целенаправленный поиск информации не так уж и прост. Но с помощью этого совета Word вы можете быстро перейти на нужную страницу. Воспользуйтесь функцией «Найти и заменить», чтобы сразу перейти к той вакансии, которую вы ищете. Если вы не уверены, на какой странице можно найти информацию, вы можете удобно пролистывать страницы с помощью функции автоматической прокрутки.
Комбинация клавиш [CTRL] + [F] также упрощает использование Word. Это открывает навигацию, которую вы можете использовать для поиска определенных слов. Просто введите искомый термин и подтвердите его клавишей Enter. Word теперь будет автоматически отмечать все совпадения за вас. Используйте стрелки под строкой поиска, чтобы перейти к следующему совпадению.
кончик: Вы также можете использовать эту функцию Word для быстрого поиска двойных пробелов. Просто введите два пробела подряд в строку поиска, чтобы найти скрытые ошибки в тексте.
Обратите внимание, что вы можете использовать сочетание клавиш в Word только для поиска в тексте и в содержащихся в нем таблицах. Хотите ли вы выполнить поиск в верхних и нижних колонтитулах документа по определенному термину? Затем сначала щелкните верхние и нижние колонтитулы. То же самое и с комментариями.
Копировать и реорганизовывать тексты
Большинство текстовых документов редактируются несколько раз, прежде чем они приобретут окончательный вид. Может случиться так, что целый абзац должен найти новое место. Но есть и хорошие новости: вам не нужно повторно набирать текст. Используйте функцию «Копировать и вставить», чтобы упростить использование Word. Единственный способ сделать это быстрее - использовать «перетаскивание». Таким образом можно удобно перемещать текст в документе.
Чтобы перенять контент из другого файла, вам нужно скопировать его классическим способом. Это означает: вы отмечаете копируемый раздел и щелкаете по нему правой кнопкой мыши. Затем выберите «копировать». Теперь выберите место в документе, куда вы хотите вставить содержимое. Здесь тоже щелкните правой кнопкой мыши и выберите «вставить». Это быстрее с сочетаниями клавиш [Ctrl] + [C] и [Ctrl] + [V].
Но будь осторожен: Тексты из другого источника обычно имеют другой формат. При копировании Word также применяет форматирование абзаца. Однако у вас есть возможность предотвратить это в параметрах редактирования. Так что просто скопируйте текст без форматов. Также убедитесь, что верхние и нижние колонтитулы, а также расстановка переносов в Word согласованы при копировании и вставке.
Дополнительные советы по использованию Microsoft Word
Начиная с версии Office от 2016 года есть практическая функция, которая помогает практически со всеми вопросами. Имеется в виду поле поиска с именем «Поиск» или «Что бы вы хотели сделать?», С которым вы, возможно, уже знакомы по другим приложениям Office, таким как PowerPoint или Excel.
Здесь вы ищете не слова в документе, а любую функцию Word. Например, если вы не знаете, как настроить расстановку переносов для текста, просто введите в это поле «Расстановка переносов». Программа текстового редактора теперь представляет вам соответствующий результат в разделе «Действия». То же самое касается таблиц, нижних колонтитулов и всех возможных проблем в Word.
Еще один полезный инструмент - собственный переводчик Word. Для этого отметьте раздел предложения, который вы хотите перевести на другой язык. Щелкните маркер правой кнопкой мыши. Функция перевода теперь появляется справа. Просто выберите соответствующий язык и нажмите «вставить», чтобы перевести отрывок текста прямо в документе.
Microsoft Office еще проще: хитрости, упрощающие использование Word
Word, как и Excel, PowerPoint и др., Содержит множество функций, упрощающих использование программного обеспечения. Их не всегда легко найти на первый взгляд. Независимо от того, хотите ли вы форматировать таблицы или строки, редактировать верхние или нижние колонтитулы или просто искать специальные символы: панель поиска по полезным функциям часто предоставляет здесь решение.
Если вы также знаете советы по форматированию, поиску и вставке, вы скоро сможете использовать текстовый редактор, как если бы он был сам по себе. Часто вы даже экономите себе щелчок мышью благодаря сочетаниям клавиш. Это позволяет вам сосредоточиться на содержании ваших документов, не беспокоясь о форматировании.
часто задаваемые вопросы
Есть ли в Word специальные возможности для людей с ослабленным зрением?
Да, Office ценит доступность. Поэтому Word предлагает программу чтения с экрана для людей с нарушениями зрения. Прежде всего, многочисленные сочетания клавиш помогают использовать весь набор функций пишущей программы. Офисный диктант также позволяет преобразовывать устный контент в письменные слова.
Где я могу найти дополнительную помощь по использованию Word?
Microsoft интегрировала функцию справки в строку меню всех приложений Office. В этом цифровом руководстве вы найдете обучение и новости, а также общую справку по использованию Word for Word. Вы можете перемещаться по отдельным категориям или искать по определенному ключевому слову.
Как мне установить мой любимый шрифт по умолчанию?
Щелкните «Пуск» в строке меню. В правом нижнем углу категории «Шрифт» вы увидите стрелку, указывающую вниз. Щелкните по нему, чтобы открыть новое окно, в котором вы можете указать шрифт. Внизу слева вы найдете функцию «Установить по умолчанию». Затем вы решаете, должен ли параметр применяться только к текущему документу или ко всем другим файлам. После подтверждения нажатием «ОК» Word примет ваш новый стандартный шрифт.
