Как использовать календарь Outlook для встреч и задач

Обзор всех функций

Будь то профессиональные или частные встречи - почти каждый ежедневно занят самоорганизацией и самоорганизацией своего личного окружения. По этой причине календарь, например календарь Outlook, находится в центре внимания любого профессионального планирования встреч. После того, как Outlook был открыт двойным щелчком мыши, вы найдете несколько значков в нижней левой области программы. Значок календаря в Outlook находится рядом со значком электронной почты.

Помимо календаря имеет смысл записывать важные задачи в Outlook и работать с ними. Для этого подходит область задач, которая расположена в виде значка рядом с адресной книгой в Outlook 365.

Пользователи Outlook, которые знают и владеют возможностями функций «Календарь и задачи», работают и планируют более эффективно и целенаправленно. В дополнение к календарю и задачам пользователи также оценят функцию поиска Outlook. Например, Outlook предлагает возможность поиска встреч и электронных писем за один раз. Этот параметр особенно полезен и практичен при использовании Outlook в деловых целях, поскольку он эффективно поддерживает эффективность работы в офисе.

Организуйте встречи профессионально - это легко сделать с помощью Outlook

Календарь в Outlook в основном понятен и удобен для пользователя. Назначить новую встречу можно всего несколькими щелчками мыши. Кроме того, существует множество уловок и проверенных на практике средств помощи, которые помогут вам записаться на прием эффективно и экономично. Например, можно скопировать существующие записи встреч, чтобы упростить ввод новых встреч. Процедура перетаскивания письма с важной встречей на кнопку «Календарь» или «Задача» также ориентирована на практику. Таким образом, вы можете создать запись о встрече или новую задачу и сразу же иметь под рукой содержимое электронного письма в качестве напоминания. Преобразование задач в встречи с помощью мыши эффективно и экономит драгоценное время.

В следующем тексте вы можете прочитать, как вы можете организовать задачи: Сортировка задач по категориям

Совет по эффективности:

Поскольку все программы Office объединены в сеть, у вас есть возможность в любое время создавать встречи или задачи из Word и Excel прямо в Outlook. Для этого вы можете вставить кнопку в Microsoft Word или Excel и одним щелчком перенести задачу или встречу в Outlook.

В этой статье вы можете прочитать, как создавать задачи из Word.

Основным преимуществом календаря Outlook является возможность согласовывать встречи с другими людьми без использования общего календаря. Для этого в Outlook доступна вкладка «Запросить встречу». Приглашения на собрание могут автоматически приниматься в Outlook. Если запрошенная встреча не занята в календаре, запрос подтверждается системой. Кроме того, вы также можете указать, что каждое приглашение на собрание должно обрабатываться и приниматься вручную.

Вместо долгосрочного личного или цифрового общения, с помощью этой процедуры встречи можно согласовать с помощью всего нескольких щелчков мышью. Кроме того, пользователи Outlook также могут отправлять отдельные встречи в виде файла iCalendar. В этом случае получатель сохраняет контроль над своим календарем. При необходимости он может импортировать запрос о встрече и заметку в Outlook. Экспорт в виде файла iCalendar полезен, например, для людей, которые лично не знакомы с отправителем. Если пользователям Outlook редко приходится согласовывать встречи с другими людьми, имеет смысл отправлять отдельные встречи или выдержки из календаря, не запрашивая конкретных запросов на встречу. Совместное использование календаря или выдержек из календаря и своевременное обновление встреч удобны для пользователя в Outlook и могут выполняться без особых усилий.

Помечайте встречи цветом, перемещайте или удаляйте их

Встречи, задачи и электронные письма тесно связаны в Outlook. По этой причине версия Outlook 2007 предлагает возможность помечать важные сообщения электронной почты в папке «Входящие» разными цветными флажками для отслеживания с помощью мыши. В дополнение к цветовому кодированию Outlook может напоминать вам о задаче, связанной с сообщением.

Вы также можете легко перемещать встречи, не щелкая мышью, вводя текст или перетаскивая их мышью. Это возможно в той же области календаря, а также через навигатор даты для других недель, месяцев или лет. Затем Microsoft Outlook автоматически настраивает дату и поддерживает время. Также можно одним щелчком мыши перенести несколько встреч на другой день, например, если вы заболели или не можете работать в рабочий день. Повторяющиеся встречи можно удалить, выполнив несколько простых действий, используя комбинацию клавиш для каждой команды.

В некоторых случаях может быть важно полностью удалить встречи до определенной даты. Это полезно, например, если вы переняли календарь у коллеги и больше не нуждаетесь в его старых встречах. Вы можете удалить все встречи из календаря Outlook до определенной даты, переключившись в табличное представление встреч. В этом представлении у вас есть возможность сортировать и удалять встречи по датам.

Представление различных представлений календаря в календаре Outlook также ориентировано на практику. Вы можете отображать календарный вид на день, на всю неделю, рабочую неделю или на целый месяц.

Вы также можете отправлять встречи через Outlook. Вы можете прочитать, как это работает, в этой статье: Отправка встреч

В более старых версиях Outlook, например Outlook 2007, у вас также есть возможность отображать плотность деталей в обзоре месяца. Эта функция дает вам три варианта просмотра:

• "Низкий",
• «Средний» и
• "Высокий".

Параметр «Низкий» устанавливается автоматически.Если вы не можете найти подходящие встречи в Outlook в обзоре месяца, причиной этого может быть плотность деталей. Outlook в основном предлагает различные и конкретные параметры просмотра для встреч. Среди прочего, можно отображать текущие, важные будущие или, альтернативно, прошлые встречи.

Повторяющиеся повторяющиеся встречи - важная функция в Outlook

Помимо разовых приемов, существует множество повторяющихся приемов, которые повторяются еженедельно, ежемесячно или ежегодно. Вместо того, чтобы вводить каждую из этих встреч вручную в Outlook, ввод повторяющихся встреч гарантирует экономию времени. Это также дает пользователям Outlook возможность не пропустить ни одной важной встречи. Вы определяете повторяющуюся встречу в Outlook непосредственно на вкладке «Новая встреча» с помощью кнопки «Тип серии». Вы можете реализовать напоминание в Outlook для каждой встречи.

Серии встреч можно выбрать и ввести в диалоговом окне. В старых версиях Outlook была проблема с выбором рабочих дней. Эта проблема была решена в текущей версии Outlook, так что практически любая комбинация возможна как последовательная встреча.

Если вы хотите отредактировать или удалить всю серию встреч, это также возможно без каких-либо проблем. Например, если вы удалите встречу из серии встреч, система сообщит вам в окне, следует ли также удалить всю серию встреч. Сделав свой выбор, нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно.

Эта функция также ориентирована на практику, чтобы иметь возможность удалять отдельные встречи из серии встреч. Если, например, еженедельная встреча в компании не проводилась, отмененную встречу можно впоследствии удалить из календаря без удаления всей серии и ее повторной настройки.

Используйте метод ALPEN и сделайте свое время профессиональным

Вам нужно координировать множество встреч и точно и профессионально планировать каждый рабочий день или личную деятельность? В этом случае имеет смысл использовать известный метод ALPEN, который в основном используется менеджерами или преподается на семинарах по тайм-менеджменту. Метод ALPEN описывает методологию продуманного тайм-менеджмента. Он был основан известным писателем Лотаром Дж. Зайвертом. Метод ALPEN основан на предположении, что достаточно ежедневно тратить несколько минут на составление письменного ежедневного плана. Это работает в соответствии с методом ALPEN следующим образом:

1. Записывайте задачи, встречи и мероприятия.

2. Оцените продолжительность занятий.

3. Планируйте буферное время.

4. Принимайте решения на день.

5. Последующие действия и адаптация

Метод ALPEN может эффективно поддерживаться календарем Outlook, областью задач или представлением «Outlook сегодня».

Осторожно организуйте задачи в Outlook: вот как это работает

Задачи обычно отличаются от встреч тем, что у них нет даты начала. В задаче основное внимание уделяется деятельности или цели. Таким образом, встречи привязаны к четко определенной начальной и конечной точке. Напротив, срок выполнения имеет решающее значение для задач. Когда задача явно выполнена, не определено.

Вы можете создавать новые задачи в Outlook во вкладке «Задачи» одним щелчком мыши. Появится лента, на которой вы можете управлять задачами, отслеживать или перемещать их.

Для лучшей ориентации и ясности всех соответствующих задач у вас есть параметры в Outlook,

• Скрыть выполненные задачи в Outlook
• для отображения только тех задач, которые уже были выполнены в Outlook.
• Вы также можете полностью удалить выполненные задачи из Outlook.

Для этого выберите опцию «Завершенные задачи» в разделе «Задачи». Затем вам будут показаны все выполненные задачи. Вы можете легко удалить их с помощью комбинации клавиш или команды CTRL + A. Outlook также дает вам возможность отображать и сохранять определенное представление задачи.

Следите за задачами и распечатывайте список задач

Очень важно отслеживать все задачи. По этой причине имеет смысл отсортировать задачи в планировщике задач по всем доступным столбцам. Кроме того, у вас есть возможность свободно упорядочивать задачи и отображать определенные значки на панели задач. Обширные возможности отображения в области задач гарантируют, что вы сможете сразу различить важные и менее важные задачи. Вы можете определить порядок своих задач, пронумеровав их и выделив номера в отдельный столбец. Вы можете одновременно преобразовывать ваши обобщенные задачи в список задач, отображать их, открывать или распечатывать вместе с недельным календарем.

Делегирование и фильтрация задач - особенно полезно в профессиональной сфере

Если вы лично не обрабатываете каждую задачу, вы можете автоматически запрашивать отчеты о состоянии. Автоматическая информация о статусе дает вам обзор уровня завершения, на котором задача находится в настоящее время. Этот вариант особенно важен в профессиональной среде, когда делегируются соответствующие задачи. Уже делегированные задачи можно передать другому сотруднику в любой момент. Помимо отчетов о состоянии для делегированных задач, Outlook имеет функцию профессионального фильтра для задач. Вы можете использовать это для фильтрации задач по определенным критериям. Помимо прочего, можно специально:

• Посмотреть все задачи, которые были возложены на конкретного сотрудника
• У кого есть конкретный срок или
• иметь определенную запись в теме.

Задачи также можно преобразовать в встречу с помощью перетаскивания без необходимости повторного создания.

Кончик:

Используйте определенные шаблоны Outlook, чтобы быстро создавать встречи или задачи, которые в основном имеют одинаковую структуру. Таким образом вы экономите много времени, устраняете дублирование и эффективно планируете встречи и задачи.

Начиная с Outlook 2007, задачи, которые уже были перемещены в архив, все еще видны, если они отмечены для выполнения. Пользователи, которые управляют большим количеством задач в Outlook, оценят эту опцию. Это полезно для напоминания о задачах, сообщениях электронной почты и встречах, которые хранятся в папке архива.

У пользователей Outlook 2003 есть специальная опция для отображения задач и встреч. Вы можете отобразить список дел в календаре. Таким образом, вы можете следить за своими встречами и задачами одновременно. Пользователи других версий Outlook могут использовать параметры просмотра, чтобы определить, какие области Outlook должны отображаться.

Совет по программному обеспечению:

Хотели бы вы видеть свои задачи, повестку дня и календарь Outlook на рабочем столе, не открывая Outlook? В этом случае вы можете использовать бесплатную программу DeskTask. DeskTask работает под Windows 10 и может использоваться со всеми известными версиями Outlook.

Вывод: отлично организовывайте встречи и задачи в Outlook

С Microsoft Outlook вы получаете сложное и хорошо продуманное программное приложение для идеальной организации встреч и задач. Outlook предлагает различные варианты для реализации встреч, запросов на встречу и повторяющихся встреч. Кроме того, можно настроить представления календаря. Встречи можно делиться или преобразовывать в задачи с помощью всего нескольких щелчков мышью. Зона ответственности особенно важна, когда необходимо разумно направить различные виды деятельности и требования в профессиональном или частном секторе. Благодаря удобной структуре Outlook вносит свой вклад в профессионально организованный календарь.