Группы контактов Outlook - эффективное общение в группе

Как создавать списки рассылки

Каждый день в профессиональной или частной среде возникает необходимость отправлять электронные письма разным типам людей или группам людей. Во многих случаях содержимое одного сообщения должно доходить до разных получателей. Неопытные пользователи Outlook могут работать с «копией и вставкой» для такой задачи и таким образом отправлять содержимое сообщения разным контактам.

Отправка сообщений нескольким получателям с помощью функции «копировать и вставить» - самое лучшее решение. Помимо того факта, что копирование и вставка текстов подвержено ошибкам, необходимо также учитывать фактор времени. Лучшая альтернатива - создать группу контактов или списки рассылки в Outlook. Термины "список рассылки" и "контактная группа" имеют эквивалентное значение. До версии Outlook 2007 использовался термин «список рассылки». Начиная с Microsoft Outlook 2010, список рассылки был заменен термином «контактная группа», который также используется в текущей версии Office Outlook 365. Используя список рассылки в Microsoft Outlook, вы можете одним щелчком мыши добавить к сообщению группу получателей. Создание группы контактов и списков рассылки в Outlook несложно и экономит много времени при профессиональном общении по электронной почте.

Создание контактной группы Outlook - практические советы по переделке

Чтобы создать новую группу контактов в Microsoft Outlook, сначала перейдите на вкладку «Пуск». После этого можно создать новый список рассылки с помощью кнопки «Новые элементы». В текущей версии Outlook пункт меню «Контактная группа» более глубоко включен в строку меню, чем в более старых версиях Outlook. Вы можете найти кнопку в разделе: «Дополнительные элементы> Контактная группа».

После нажатия кнопки «Контактная группа» открывается окно выбора, в котором вы можете сделать свои индивидуальные настройки для нового списка рассылки. С помощью клавиатуры выберите сочетание клавиш Ctrl + Shift + L.

У вас есть следующие варианты и варианты:

кнопка

Выражение

Сохранить близко

Пункт меню «Сохранить и закрыть» необходим в конце создания новой группы контактов. Вы можете использовать кнопку, чтобы сохранить всю информацию о новых членах и получателях. В результате контактная группа доступна для вас в любое время при отправке обычных электронных писем. Важный: Прежде чем вы сможете отправить сообщение в список рассылки в Outlook, необходимо сохранить контактную группу. Это делается путем присвоения уникального имени и подтверждения его нажатием кнопки «Сохранить и закрыть».

Удалить группу	Удаляет список рассылки.
Нападающая группа	Список рассылки, который вы создали в Microsoft Outlook, можно пересылать другим людям. Список рассылки можно отправить в Интернет-формате как vCard в файлах или, альтернативно, как контакт Outlook.

Члены и примечания

Вы можете выбрать вид окна на вкладке «Дисплей». С помощью кнопки «Участники» вы можете увидеть информацию обо всех членах группы. Вы можете ввести комментарии в список рассылки в разделе «Примечания».

Добавить участников

Кнопка «Добавить участников» может быть понята как сердце контактной группы в Microsoft Outlook. Вы можете группировать участников из: Контакты Outlook, Адресная книга, интегрированная в программное обеспечение, или Новый адрес электронной почты добавить в список рассылки.

Удалить участника	Чтобы удалить члена группы из списка рассылки, выберите запись и нажмите кнопку «Удалить члена».
Обновить сейчас	Нажмите кнопку «Обновить сейчас», чтобы обновить представление в окне. Все записи обновлены.
Вкладка "Общаться"	На вкладке «Общение» у вас есть возможность выбрать контакт из списка рассылки и написать этому человеку индивидуальное электронное письмо. Также можно создать приглашение на встречу для определенного контакта.
Вкладка «Категории»	Как и в случае с календарем Outlook, у вас также есть возможность назначить элемент категории для списков рассылки. Кроме того, вы можете настроить напоминание о группе контактов позже. Вы также можете пометить список рассылки как «частный».

Таким образом, у вас есть различные параметры и параметры настройки для индивидуальной настройки контактной группы и адаптации ее к вашим потребностям. Если вы хотите позже адаптировать созданную группу контактов и, например, добавить новых участников из адресной книги, это можно сделать в любое время с помощью кнопки «Пуск> Адресная книга».

После выбора правильной адресной книги вы можете распознать список рассылки по значку с двумя стилизованными головами. Вы можете изменить характеристики списка рассылки, нажав кнопку «Свойства». Все изменения должны быть подтверждены нажатием «ОК». Кроме того, вы можете найти все личные списки рассылки в строке меню на вкладке «Контакты» в Microsoft Outlook.

Отправьте электронное письмо контактной группе за четыре шага

После создания новой контактной группы вы можете использовать созданную группу рассылки для записи нескольким получателям за один шаг с помощью Outlook. С помощью 4 простых шагов вы можете отправить новое письмо в группу рассылки:

1. Откройте новое электронное письмо, нажав «Пуск> Новый адрес электронной почты».

   

2. Откроется знакомое окно ввода электронной почты, с помощью которого вы можете создать и отправить новое письмо.

   

3. Вместо того, чтобы вводить адрес электронной почты получателя вручную, нажмите кнопку «Кому» и найдите нужную группу контактов в адресной книге. Если вы один раз отправляли новое сообщение в группу рассылки, достаточно ввести первые буквы имени списка рассылки в поле ввода кнопки «Кому». После нескольких нажатий клавиш группа контактов отображается как предложение, и ее можно выбрать.

   Как и в случае с обычными сообщениями электронной почты, при отправке сообщения группе контактов вы также можете решить, будут ли они:

   • В поле «Кому» оно отправляется в виде обычного текста всем получателям контактной группы. В этом случае адреса электронной почты всех членов группы рассылки видны всем.
   • Копия должна быть отправлена всем получателям из контактной группы в поле «Копия».
   • Должен передаваться незаметно в поле «Скрытая копия». Если сообщение отправлено в список рассылки через «Скрытую копию», адрес электронной почты пересылаться не будет.
   

4. Отправьте сообщение, нажав кнопку «ОК». Он будет отправлен всем участникам группы в соответствии с вашими требованиями.

Отправка сообщения через список рассылки в Outlook аналогична проверенной отправке электронной почты разным получателям. Объединив получателей в группу рассылки, сообщение может быть достигнуто множеством адресатов за один шаг. Эта процедура особенно эффективна, когда сообщения необходимо отправлять одной и той же группе людей через постоянные промежутки времени. Например, все сотрудники отдела или все полевые работники бизнес-единицы могут быть сгруппированы в контактную группу. Затем сообщения с таким же содержимым можно отправлять в список рассылки.

Резюме и заключение: Работа со списками рассылки в Outlook эффективна и проста.

Имеет смысл создавать группы контактов в Microsoft Outlook, если фиксированная группа людей постоянно получает электронные письма с одинаковым содержанием. В профессиональной среде целесообразно создать список рассылки для каждого отдела или группу рассылки для всех сотрудников компании. То же самое касается клубов или частного сектора. Список рассылки создается в Outlook на вкладке «Пуск» с помощью кнопки «Новые элементы».

В более старых версиях Outlook названия кнопок и структура меню различаются. В группу рассылки можно добавлять как известные, так и сохраненные в адресной книге, а также новые адреса электронной почты.

Существующую группу контактов можно адаптировать, передать другим получателям или удалить всего несколькими щелчками мыши. Пользователи Microsoft Outlook, которые профессионально общаются с группами контактов или, в более старых версиях, со списками рассылки, экономят драгоценное время и сводят к минимуму вероятность ошибок при копировании и вставке электронных писем.