Вот так становится понятным ваш Microsoft Outlook!

С полезными советами и помощью

Вы знаете это чувство? Вы подготовились профессионально, ваши встречи и задачи были строго организованы, и, несмотря на лучшую подготовительную работу, вы забыли важную встречу. Несмотря на водонепроницаемую и структурированную систему планирования, может случиться так, что важные вещи будут упущены из виду. Раздражает, когда забывают о встречах, сроках или завершении задачи. В Outlook есть несколько функций, которые помогут вам:

• Расставьте приоритеты в важных делах и
• Своевременное назначение на прием или
• Подумайте об их подготовке.

Используйте напоминания в Outlook

Outlook позволяет пользователям легко запоминать важные задачи или встречи. Благодаря функции напоминаний, интегрированной в Outlook, вам больше не нужно записывать встречу или завершение задачи на стикерах или писать от руки в календаре. Outlook автоматически напомнит вам обо всем, что важно. Для этого программа отображает окно с информацией о встрече или задании, а также издает звуковой сигнал. Это работает как на компьютере, так и на синхронизированных смартфонах или планшетах.

Устанавливайте напоминания в новых встречах

Чтобы установить напоминания о новых встречах, выполните следующие действия:

1. Создайте новую встречу в Outlook.

2. В поле выбора «Напоминание» выберите желаемое время выполнения заказа. Вы можете выбирать между несколькими минутами, часами, днями или неделями.

3. Для задач и последующих действий установите флажок «Напоминание» и выберите дату и время, когда должно отображаться уведомление.

С напоминаниями в Outlook вы надежно напоминаете о встречах и задачах или встречах с другими людьми. Outlook также предлагает возможность автоматического включения напоминания для каждой встречи или задачи. Для этого используйте команду: «Файл»> «Параметры»> «Календарь или задачи». Напоминание о задачах в срок появляется в определенное время.

Поскольку не все встречи или задачи имеют одинаковую важность, пользователям следует подумать, имеет ли смысл стандартная настройка в этом случае.

Кончик:

При первой установке Outlook по умолчанию отображает окно напоминания за 30 минут до каждой встречи. Если вы хотите изменить это и установить напоминания индивидуально, вам необходимо отключить стандартное напоминание. Это работает путем переключения на настройки календаря, как описано выше, и снятия флажка для стандартных напоминаний.

Используйте функцию отслеживания для повторных отправлений

Функция задач в Outlook проста в использовании и эффективна. Если вы не хотите создавать задачу или напоминание для каждого ожидающего телефонного звонка или для простых ответов по электронной почте, вы также можете использовать практические функции напоминания в Outlook в качестве альтернативы.

Чтобы использовать продолжение в Microsoft Outlook, выполните следующие действия:

Введите задачу в планировщике задач и свяжите ее с контактными данными или электронным письмом, на которое вы хотите ответить. Для этого выберите контакт или адрес электронной почты и вызовите команду: «Пуск»> «Продолжить». Нажмите «Custom» и выберите срок на следующем шаге. При желании вы также можете установить напоминание в качестве опции.

В меню «Для последующих действий» вы также найдете предопределенные сроки выполнения на выбор. Например, если вы выберете запись «Следующая неделя», вы получите напоминание на следующую неделю. Кроме того, вы должны щелкнуть значок колокольчика и добавить напоминание, чтобы активировалось автоматическое напоминание.

Позвольте себе и другим напомнить о важных датах

Есть даты и крайние сроки, которые чрезвычайно важны и имеют решающее значение для дальнейшего рабочего процесса. Если вы хотите автоматически напоминать получателю сообщения о том, что вы ждете ответа, вы можете добавить к сообщению заметку в Outlook. Начиная с версии Outlook 2007, вы также можете активировать второй вариант для себя лично. С помощью этой процедуры вы создаете частную повторную отправку в цифровом виде.

Чтобы отметить важную встречу таким образом, сделайте следующее:

1. На вкладке СООБЩЕНИЕ встречи, которую вы хотите отправить, нажмите ПОДПИСАТЬСЯ.

2. Затем выберите ОПРЕДЕЛЕННЫЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕМ.

3. Установите метку для получателя в нижней части окна. Например, вы должны ответить на сообщение до 16:00 в четверг.

4. На один уровень выше отслеживания получателя, вы активируете отслеживание лично для себя. Например, позвольте себе напомнить о запрошенном ответе на следующее утро. Благодаря этой процедуре и упреждающему контролю у вас будет гарантия, что у получателя будет достаточно времени, чтобы связаться с получателем, если он еще не ответил.

Из Outlook 2010: так можно напоминать о предстоящих задачах

Если вы хотите, чтобы Outlook автоматически напоминал вам о задачах, у которых есть срок, вы можете автоматизировать функцию напоминания с помощью следующих параметров:

1. Перейдите в Файл> Параметры.

2. Откройте вкладку «Задачи».

3. Активируйте опцию «Активировать напоминания для задач со сроком выполнения».

4. Выберите желаемое время в разделе «Стандартное время напоминания».

Используйте папки или папки поиска

Различные папки в Outlook также можно использовать, чтобы не упускать из виду важные задачи. Например, вы можете создать личную папку «To-Do», в которую вы можете переместить все сообщения электронной почты, которые все еще требуют действий. В отличие от последующих действий, срок оплаты для электронных писем, содержащихся в папке, не установлен. Вы должны лично не забыть заглянуть в папку и ответить на все ожидающие сообщения электронной почты. Если вы каждый день загружаете новые электронные письма и отвечаете на них, личные папки полезны для структурирования вашей собственной работы. После ответа сообщение можно переместить в папку, в которой оно будет сохранено или заархивировано на длительный срок.

Папка поиска «Для отслеживания», которая была предопределена в более ранних версиях Outlook и находится в конце списка папок, практична и удобна для пользователя. В текущей версии Outlook 365 вы найдете папку под названием «Папка поиска» в конце дерева папок.

Откройте эту папку и введите параметры поиска. Outlook найдет все сообщения электронной почты, которые вы отметили для отслеживания, в считанные секунды и отобразит их. Таким образом, у вас будет мгновенный обзор, аналогичный обзору в папке To-Do. Основное отличие состоит в том, что папка поиска собирает электронные письма, помеченные для отслеживания, из всего почтового ящика и содержащихся в нем папок. Таким образом, также отображаются сообщения электронной почты, которые вы сохранили в соответствующей папке клиента.