Хорошее управление данными: задачи, инструменты и концепция

Это четыре типа данных, которые вам необходимо знать.

Вопрос правильного управления данными становится все более важным для компаний. В конце концов, в компаниях ежедневно обрабатываются большие объемы данных, и их доступность, с одной стороны, и их защита, с другой, - это только часть управления данными.

Что включает в себя управление данными? определение

Управление данными относится к сбору, использованию и хранению данных с учетом нескольких параметров. Данными нужно управлять недорого, безопасно и эффективно. Управление данными должно позволять сотрудникам компаний и других организаций использовать данные для достижения целей, принятия решений, реализации мер и, таким образом, увеличения стоимости компании. Такое использование данных должно происходить в соответствии с определенными спецификациями и всегда оптимизироваться.

В этом контексте управление данными и управление процессами тесно взаимосвязаны. В конце концов, во многих компаниях данные - это то, что составляет актив компании. Соответствующие процессы важны для эффективной защиты этого значения, но также для создания новых значений и возможности доступа к существующим данным без каких-либо проблем.

Для ответственного и эффективного управления данными компаниям нужна концепция, охватывающая все аспекты:

• Собирать информацию
• сохранять данные
• данные обработки
• Архивные данные
• Удалить данные

В лучшем случае эта концепция учитывает как требования компании к управлению данными, так и безопасность и защиту данных.

Есть 4 разных типа данных

Чтобы использовать целостный подход к управлению данными, важно понимать различные типы данных. В конце концов, например, к личным данным, таким как имена и адреса сотрудников, нужно относиться иначе, чем к данным, которые вы публикуете на веб-сайте своей компании, так, чтобы их могли прочитать все.

Личные данные

Все данные, относящиеся к конкретным лицам, такие как имена, адреса или банковские реквизиты сотрудников, являются личными данными. Однако собранные данные измерений и данные клиентов также считаются личными данными. Все данные, касающиеся наших сотрудников и клиентов, а также других третьих лиц, считаются личными данными. Они должны быть особо защищены.

Конфиденциальные данные компании

Все данные, относящиеся к секретам компании, такие как налоговые и бухгалтерские документы, являются конфиденциальными данными компании. Данные, которые создаются в ходе проектов, такие как расчеты, рецепты, данные исследований и технические знания, также классифицируются как конфиденциальная информация. В этой области также учитываются внутренние процедуры или процессы, списки клиентов и корпоративные стратегии. Здесь важно четко определить, какая информация должна быть защищена, а какая нет в рамках управления данными. Обычно при присоединении к компании новые сотрудники подписывают соглашение о конфиденциальности, с которым они обязуются не разглашать конфиденциальные данные компании третьим лицам.

Вторичные данные

Вторичные данные возникают в результате дальнейшей обработки первичных данных. Они относятся ко всем данным, которые создаются для другой цели, а также являются частью меры. Если, например, номерные знаки сотрудников или клиентов можно увидеть на фотографиях, сделанных и опубликованных в собственном помещении компании, это вторичные данные. Даже если, например, был проведен опрос, могут возникнуть вторичные данные. Фактическая анкета - это первичные данные, а результаты, которые суммируются на основе этих первичных данных и больше не позволяют делать какие-либо выводы о респондентах, являются вторичными данными.

Общедоступные данные

Если данные публикуются на веб-сайте собственной компании или в печатных документах, они должны соответствовать определенным требованиям. Например, никакие авторские права или права на товарный знак не могут быть нарушены, например, брендами, отличными от вашего собственного, которые можно увидеть на фотографии. Ваши собственные логотипы и слоганы должны быть защищены от кражи другими лицами, например, зарегистрировав их как словесный или образный знак.

Управление данными: вот эти задачи

Управление данными связано с различными задачами.

• Сбор данных Принимая во внимание экономию данных, то есть можно собрать только столько данных, сколько действительно необходимо. Эта обязанность бережливости изложена в Общем регламенте защиты данных (GDPR).
• Обеспечьте качество данныхосторожно работая при вводе данных.
• Использование данных сделайте его прозрачным.
• Избегайте передачи данных, если возможно. Чем больше данных перемещается из A в B, тем более уязвимыми вы становитесь к нарушениям безопасности или потере данных.
• Сделайте источники данных легкодоступными.
• Надежно храните данные, например, в облаке или в программном обеспечении базы данных, предоставленном для этой цели.
• Безопасные данные и регулярно создавать резервные копии, например, в облаке или на внешних носителях.
• Защитите файловые системы и всю ИТ-инфраструктуру, от хакерских атак или вредоносных программ. Это возможно благодаря брандмауэрам и современной защите от вирусов.
• Внутренняя защита данных путем передачи прав в системах данных. В конце концов, данные сотрудников, например, также должны быть защищены от других сотрудников.
• Защитить оборудование, от огня, воды или перенапряжения.
• Сообщать компетентность в обработке данныхчтобы избежать некорректной работы.
• Проверить качество данных, желательно с фиксированной регулярностью.
• Архивирование данныхчтобы сохранить как можно меньший объем данных в используемых в настоящее время системах и устройствах. Например, данные также должны храниться для налоговой инспекции в течение определенных периодов времени, независимо от того, требуются ли они для текущих деловых операций.
• Удалить данные навсегдас одной стороны, чтобы освободить место, а с другой - избавиться от ответственности за защиту данных. Заранее следует тщательно проверить, действительно ли удаляемые данные могут быть удалены безвозвратно или же они могут вообще не понадобиться где-либо еще. Удаление - это не то же самое, что удаление, поэтому данные на некоторых жестких дисках просто перезаписываются. Чтобы их действительно удалить, вам следует поработать с соответствующими программами, такими как CCleaner.
• Соблюдайте правовую определенность и через регулярный анализ собственных данных следуйте общим законам.
• Insights прозрачный делать и делиться с другими.

Проблемы и цели в управлении данными

Проблема с управлением данными заключается в том, что все эти задачи взаимосвязаны и разработаны максимально эффективно и практично. Каждый сотрудник должен иметь доступ к нужным данным, не забывая при этом о защите данных. Так называемое руководство по управлению данными может быть полезно для компаний. Это определяет, как данные обрабатываются в компании.

Особые проблемы в управлении данными возникают, среди прочего, из следующих аспектов:

• постоянно увеличивающийся объем данных (большие данные)
• все больше и больше коварных атак на безопасность данных со стороны хакеров
• Постоянно меняющиеся требования законодательства, а это значит, что компании всегда должны быть в курсе последних событий.

Изменения внутри организации также усложняют обработку данных. Поскольку тема управления данными становится все более важной во многих компаниях, теперь есть даже постоянные должности, так называемые менеджеры данных, которые занимаются исключительно этой темой.

Управление данными: 4 возможных программных решения

Существуют различные варианты и множество готовых программных решений для управления данными в компаниях:

Системы управления контентом	CMS - это системы, в которых объединены контент и информация. Базы данных также могут быть интегрированы в системы управления контентом.
Управление основными данными	Управление основными данными означает централизованное администрирование основных данных, то есть основных данных организации. Будь то данные сотрудников или данные клиентов - все они относятся к основным данным и требуют особой защиты.
Системы планирования ресурсов предприятия	С помощью такого целостного программного обеспечения можно регистрировать все ресурсы организации. На нем можно отобразить рабочее оборудование, материалы, ежемесячные расходы на сотрудников и многое другое.
Системы управления документами	Такие системы можно использовать для хранения, сортировки, управления и архивирования документов. Например, ecoDMS подходит для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей.

Многочисленные инструменты и программы для управления данными предлагают Google, Oracle, SAP и многие другие крупные компании.

Управление данными для частных лиц

Для фрилансеров, индивидуальных предпринимателей и небольших стартапов тема управления данными также актуальна с первого дня, и им следует поискать соответствующее программное обеспечение на ранней стадии.

Тема управления данными актуальна и для частного лица, хотя и на меньшем уровне. На домашнем компьютере, смартфоне и планшете имеется большой объем данных, которые необходимо сортировать, управлять и создавать резервные копии.

Полезные инструменты для управления данными

Вы можете управлять данными с помощью правильных инструментов - для каждой цели есть подходящее программное обеспечение:

• С помощью Order In My Folder вы можете сортировать файлы на вашем компьютере с Windows и управлять ими.
• DirPrintOK печатает обзоры папок и файлов в виде списка.
• С VisiPics вы можете находить дубликаты фотографий на жестком диске и удалять ненужные изображения, чтобы освободить место для новых данных.
• DupeGuru поможет вам найти повторяющиеся файлы. Вы можете сортировать файлы по разным типам, например по музыке, изображениям и т. Д.
• Разблокируйте заблокированные файлы с помощью Unlocker.
• Программное обеспечение Jajuk позволяет импортировать вашу музыкальную коллекцию, а затем сортировать ее.
• Terminplaner.net - это простой инструмент для управления вашими файлами.
• Каталог фильмов Ant помогает каталогизировать видео, DVD и Blu-ray.
• Файловый менеджер Double Commander хорошо подходит для копирования и перемещения файлов с целью наведения порядка на компьютере. Вы также можете использовать эту программу для пакетного переименования файлов.
• Dircomp позволяет сравнивать целые папки друг с другом, чтобы поддерживать согласованность объема данных.
• Загрузив «Быстрое удаление пустых папок», вы можете легко удалить пустые папки в Outlook.
• Папка Axe позволяет разделить папки, содержащие большое количество файлов, на две или более папок.
• Инструмент Toucan имеет только одну функцию: удобное и безопасное копирование файлов. Он удовлетворительно выполняет эту работу.
• Вы можете читать аудиокниги с помощью CDex или EasyTag и сохранять их на жестком диске.
• С IsoBuster вы можете считывать файлы изображений.

Советы и приемы для хорошего управления данными

Хорошее управление данными начинается с правильных инструментов, но требует гораздо большего. Если вы будете следовать нескольким правилам, вы продляете жизненный цикл своих данных и сохраните хаос в своей системе:

• Сохраняйте качество данных на высоком уровне с самого начала. В первую очередь, не записывайте неверные, неполные, плохо структурированные или ненужные данные. Избегайте дублирования.
• Обратите внимание на действующий закон о защите данных, чтобы избежать неприятностей.
• Сделайте резервную копию своих данных, чтобы вы всегда могли вернуться к резервной копии.
• Сделайте использование данных прозрачным.
• Лучше всего размещать ваши данные там, где они находятся в конечном пункте назначения.
• Стандартизируйте написание и переводы.
• Автоматизируйте такие процессы, как создание резервных копий.
• Упростите процессы.
• Сетевые решения эффективно сочетают в себе различные методы для максимально полного управления данными.
• Также имеет смысл интеграция данных и объединение различной информации в единую структуру.

Вывод: управление данными требует структурированных процедур

Управление данными - сложная область с множеством различных требований. Существуют разные типы данных, и с каждым из них нужно обращаться по-разному. Например, в то время как личные данные подлежат особой защите, другие данные преднамеренно становятся общедоступными. Управление данными создает множество проблем при управлении, резервном копировании и архивировании информации. Компании избалованы выбором из различных программных решений. Частным лицам тоже приходится иметь дело с темой управления данными. Многие небольшие инструменты помогают в этом и упрощают работу с постоянно растущим объемом данных.