Таблица Excel: разумная сортировка дней рождения

Вот как это работает

Если вы хотите отсортировать таблицу с днями рождения разных людей в Excel, вы сразу заметите: Excel с треском не справляется с этой задачей и не дает полезного результата. Excel упорно сортирует по порядку чисел, а не логически по предстоящим дням рождения. Однако этот недостаток не означает, что в Excel нельзя сортировать дни рождения. Все, что вам нужно сделать, это использовать небольшой трюк, и Excel отсортирует дни рождения, например, для вашего личного календаря.

Вот как это делается: сортируйте дни рождения в таблице Excel

Эту проблему можно решить с помощью вспомогательного столбца (здесь называется «День рождения»), в котором вы можете использовать формулу для преобразования дней рождения, чтобы их можно было отсортировать в порядке возрастания, начиная с 1 января. Вы можете отсортировать свой список, используя столбец справки. Этот вспомогательный столбец помещается рядом с существующей таблицей и помогает упорядочить дни рождения значимым образом.

Если первый день рождения находится в ячейке C2, а столбец D должен формировать вспомогательный столбец, введите следующую формулу в ячейку D2:

= ДАТА (; МЕСЯЦ (C2); ДЕНЬ (C2))

Теперь скопируйте формулу во вспомогательный столбец. На следующем рисунке показано использование формулы из примера таблицы:

Форматирование дней рождения без лет для лучшего обзора

Формула работает для переноса всех дней рождения на 1900. Теперь вы можете отсортировать список. Визуально удобнее скрыть цифры года в графе «День рождения». Для этого назначьте настраиваемый числовой формат соответствующим ячейкам с помощью следующей инструкции по форматированию:

ДД.ММ.

Форматирование без 1900 года работает так:

1. Отметьте числовые значения во вспомогательном столбце «День рождения».

2. Нажмите комбинацию цифр «Ctrl + 1».

3. В диалоговом окне «Форматирование ячеек» щелкните «Определено пользователем» в области меню слева.

4. Добавьте желаемое форматирование TT.MM. в область «Тип». а.

   

5. Нажимаем «Ок» - готово.

На следующем рисунке показаны дни рождения со скрытыми годами:

Логически отсортировать список дней рождения в Excel

Чтобы отсортировать список дней рождения, выполните следующие действия:

1. Выделите весь список, включая вспомогательный столбец.

2. Вызовите команду «Сортировка» в меню «Данные» (из Office 2007, 2010, 2013, 2016 и 2022-2023: вкладка «Пуск», область «Правка», «Сортировка и фильтрация», «Сортировка, определяемая пользователем» ).

   

3. На вашем экране появится диалоговое окно «Сортировка».

4. В этом диалоговом окне выберите вспомогательный столбец в качестве первого критерия сортировки.

   

5. После подтверждения этой настройки с помощью «ОК» список появится в желаемой форме.

   

Почему Excel не сортирует дни рождения автоматически?

Excel интерпретирует даты как числовые значения, которые начинаются с 01.01.1900 или числовое значение 1. Поэтому функции сортировки здесь не работают, и сортировка возможна только с учетом года. Итак, отсортируйте список дней рождения, Excel сортирует по возрасту людей, а не по порядку, в котором эти люди отмечают свои дни рождения. Если вы отформатируете ячейки равномерно по году (как в примере 1900), дни рождения контактов можно будет разумно отсортировать с помощью Excel.

FAQ: Часто задаваемые вопросы по теме

Когда я хочу отсортировать список дней рождения в Excel, Excel возвращает только бесполезные результаты. Почему?

Excel выполняет сортировку строго по числовому значению. Соответственно, таблица дней рождения сортируется по возрасту людей, а не по порядку предстоящих дней рождения. Чтобы упорядочить дни рождения с помощью Excel, он помогает определить все дни рождения с 1900 годом во вспомогательной таблице, а затем отсортировать их.

Помогите, я не знаю, как отсортировать список дат рождения по наступающим дням рождения!

Для получения значимых результатов используйте вспомогательный столбец, который вы размещаете рядом с фактическим списком дней рождения. Этот вспомогательный столбец можно обрезать до единой годовой даты с помощью формулы «= ДАТА (; МЕСЯЦ (C2); ДЕНЬ (C2))». Затем можно провести осмысленную и логическую сортировку дней рождения.

Есть ли формула Excel, с помощью которой я могу логически расположить дни рождения в таблице в соответствии с порядком предстоящих дней рождения?

Да, здесь помогает формула: «= ДАТА (; МЕСЯЦ (C2); ДЕНЬ (C2))». Эта формула используется во вспомогательной таблице и предоставляет дни рождения с 1900 годом. Затем эти дни рождения можно легко отсортировать, и вы можете непосредственно увидеть, в каком порядке у контактов есть дни рождения.

Я использую старую версию Excel. Нужно ли мне на что-то обращать внимание, если я хочу отсортировать дни рождения, как описано?

Нет, начиная с версии Excel 2007 отдельные шаги и подпункты меню, необходимые для сортировки дней рождения, аналогичны.