Как профессионально отправлять презентации PowerPoint

Отправляйте презентации в кратчайшие сроки

Логическое построение презентации и профессионализация слайдов с помощью текста, графики, анимации и видео - самая важная цель PowerPoint для докладчиков. Презентация должна касаться, информировать и компетентно передавать содержание. В то же время концепция презентации имеет ценность только в том случае, если слайды могут быть просмотрены получателем так, как они были созданы.

Это легко возможно при презентации перед аудиторией или через видеоплатформу, такую как Skype или Zoom. Коллеги, деловые партнеры или друзья сидят прямо в зале для презентаций или в виртуальном конференц-зале. В этом случае можно без каких-либо усилий взаимодействовать и интерпретировать выражения лиц аудитории.

Иная ситуация, когда нужно отправить оформленную презентацию. Здесь создатель или докладчик не может гарантировать, что вся информация на слайдах понятна. По этой причине содержание имеет решающее значение. Чтобы привлечь внимание, важно целенаправленно нацелить аудиторию и получателей и, например, обеспечить взаимодействие с дополнительными гиперссылками. Кроме того, могут возникнуть проблемы с совместимостью, несмотря на ценный контент. Среди прочего, это связано с тем, что отправитель и получатель используют разные версии PowerPoint или другую программу для презентаций, такую как Apple Keynote.

Тем более важно, чтобы при отправке презентации PowerPoint или отдельных слайдов позаботились о том, чтобы слайды были разборчивыми и привлекали внимание. При отправке или отправке презентации PowerPoint предлагает широкий спектр проверенных и проверенных функций, с помощью которых каждый получатель, независимо от его технического оснащения, может понять и понять важную информацию презентации PowerPoint. Возможность в PowerPoint проверять презентацию на предмет возможных проблем с совместимостью перед ее отправкой также практична. Если вы получили уведомление о проблемах совместимости, их можно устранить перед отправкой.

Видеоурок: Как успешно сохранять, экспортировать и отправлять презентации PowerPoint

Как и в каком формате презентации PowerPoint можно отправлять в виде вложений

Самый простой и распространенный способ отправить компетентную презентацию - это прикрепить ее к электронному письму. Многие из миллиардов электронных писем, отправляемых каждый день, содержат файлы презентаций в различных форматах. PowerPoint предлагает для преобразования следующие форматы файлов:

Форматы файлов	использовать
pptx	Стандартный формат в PowerPoint для сохранения презентаций.
pptm	Стандартный формат в PowerPoint для сохранения презентаций с макросами.
ppt	Прежний стандартный формат в PowerPoint в версиях 97-2003. Это по-прежнему распространенный формат файлов, поскольку многие компании и частные лица по-прежнему используют более старые версии PowerPoint.
xps	Файлы XPS находятся в формате файла XML Paper Specification. Это формат файла, который похож на PDF (Portable Document Format) и был разработан Microsoft. Его можно открыть прямо в Microsoft Edge или в Internet Explorer.
potx, potm, pot, горшок	Создает файлы шаблонов PowerPoint в соответствующем формате.
WMF, JPEG.webp, GIF.webp, PNG, TIF, BMP.webp, WMF	Сохраняет презентацию в виде отдельных изображений в зависимости от выбранного формата файла. Эти графические изображения можно просматривать статически с помощью программного обеспечения для обработки изображений.
pdf	Сохраняет файл в широко известном и широко используемом во всем мире формате PDF. Презентация сохраняется статически, переходы между слайдами или анимированные GIF.webp-файлы не отображаются анимированными. Его можно открыть с любого устройства.
odp	Если вы сохраните презентацию PowerPoint как файл ODP, она будет сохранена в стандарте с открытым исходным кодом. «Формат открытого документа OASIS для офисных приложений» можно прочитать с помощью бесплатного офисного программного обеспечения, такого как Open Office или LibreOffice.

Помимо упомянутых форматов файлов, PowerPoint предлагает другие специальные форматы файлов, в которых можно сохранить слайд-шоу.

Совет эксперта:

Если вы сохраните презентацию в файле с расширением ppsx, файл будет сохранен в формате Open XML. Отправка файла с расширением ppsx - лучший вариант, если вы не знаете технических требований получателя. После отправки файла он может либо открыть файл в PowerPoint версии 2007 или более поздней версии, либо в программе просмотра PowerPoint.

Кончик:

Если ваш файл презентации очень большой, например, в формате PDF, вы можете найти самые важные моменты своей презентации всего за несколько щелчков мышью. В результате вы можете уменьшить размер изображений, занимающих много памяти, и уменьшить размер файла.

Сохраните слайд-шоу в альтернативном формате файла за 5 шагов

С помощью всего нескольких щелчков мышью можно сохранить слайд-шоу, созданное в Microsoft PowerPoint, в другом формате. Для этого необходимы следующие 5 пунктов:

1. Перейдите к «Файл> Сохранить как».

2. Выберите, где сохранить файл. Например, в PowerPoint у вас есть возможность сохранить файл на рабочем столе у поставщика облачных услуг, такого как OneDrive, или в папке личных документов.

3. Если желаемого места хранения нет в списке, перейдите к пункту меню «Обзор».

4. Откроется диалоговое окно, в котором вы можете указать как место хранения, так и формат файла. Вы можете изменить формат файла, выбрав поле выбора «Тип файла». Например, вы можете сохранить презентацию в формате файла pdf вместо стандартного формата pptx.

   

5. На последнем шаге сохраните файл, нажав кнопку «Сохранить». Если вы хотите отправить файл как вложение в электронное письмо, у вас есть разные варианты:

   • Напишите электронное письмо в Microsoft Outlook и прикрепите презентацию в виде файла.
   • Щелкните правой кнопкой мыши сохраненное слайд-шоу и выберите пункт меню «Отправить».
   

• Переместите файл на облачный диск, например, в общий Dropbox бизнес-партнера, или используйте Wetransfer для отправки больших файлов размером в гигабайт.

Экспорт презентаций прямо из PowerPoint - без проблем!

В дополнение к классическому варианту сохранения презентации, созданной вами на рабочем столе или в другом месте для хранения, и последующей ее отправки, PowerPoint также предлагает возможность экспорта слайд-шоу в различных форматах непосредственно из программы. Некоторые файлы временно сохраняются или отправляются напрямую, например, с опцией: «Отправить в Microsoft Stream». Чтобы начать экспорт, перейдите:

1. Перейдите в пункт меню «Файл> Экспорт».

2. В меню экспорта у вас есть различные параметры для формата файла, в который вы хотите экспортировать презентацию:

Вы можете выбрать один из следующих вариантов:

Формат файлов PDF / XPS

Экспортируется в файл PDF или XPS, который нельзя изменить и который сохраняет форматирование, шрифт и макет PowerPoint, как изображение.

Создать видео

В разделе «Создать видео» вы можете извлечь видеофайл из слайд-шоу. В диалоговом окне вы можете выбрать, будут ли использоваться записанные временные последовательности и комментарии, а также качество сохраняемого файла. В то же время вам будет предоставлена возможность сжать видео файл. Преимущество видеофайла в том, что его также могут воспроизводить люди, у которых нет доступа к PowerPoint, программе просмотра PPTX или другому программному обеспечению для презентаций, поскольку у них нет прав администратора.

Создать анимированный GIF.webp	Анимированный GIF.webp - это функция, в которой несколько отдельных изображений графического файла сохраняются в определенном порядке. Как и в видео, создаются движущиеся изображения. Таким образом отдельные слайды презентации могут быть представлены в интересной и живой форме.
Пакет слайд-шоу для компакт-диска	Создает пакет, в котором слайды и встроенные элементы сохраняются как единое целое, как на DVD, и воспроизводятся на любом устройстве.
Создавайте раздаточные материалы	Вы можете использовать эту функцию для отправки отдельных слайдов или всей презентации в Microsoft Word. Там вы можете дополнительно обработать тексты и заметки.
Изменить тип файла	Простой способ изменить существующий тип файла, например вашу презентацию в формате pptx на формат ppt.
Опубликовать в Microsoft Stream	Microsoft Stream - это платный потоковый портал, который позволяет сделать презентации или видео доступными для большой группы людей. Microsoft Stream идеально подходит, например, для корпоративных презентаций или корпоративных мероприятий, и приглашенные участники могут легко получить к нему доступ через Интернет-браузер.

Поделиться презентациями - еще один вариант сохранения и отправки

Сразу после:

• Классически сохраняйте слайд-шоу в разных форматах файлов
• Экспорт из Microsoft PowerPoint

Пользователи PowerPoint также могут поделиться презентацией.

Для этого перейдите к «Поделиться» в разделе «Файл». Откроется новое окно, в котором у вас есть возможность сохранить свою презентацию на диске OneDrive по вашему выбору или отправить ее в виде PDF-файла или слайд-шоу по электронной почте.

Кроме того, презентацию можно отправить или сохранить извне через пункт меню «Release». Получатели получают файл либо в виде копии по электронной почте, либо через облачное хранилище.

Вывод: используйте различные варианты для отправки презентации PowerPoint

Ожидается, что как профессиональная программа для презентаций Microsoft PowerPoint сможет сделать презентации на экране интересными и живыми благодаря содержащимся в нем параметрам и функциям. Помимо содержания, важно, чтобы каждая презентация могла быть просмотрена получателем так же, как она была структурирована. Это не всегда возможно без проблем, так как у каждого пользователя разные технические требования.

По этой причине в PowerPoint есть возможность сохранять и отправлять слайд-шоу в различных форматах файлов. Кроме того, презентации можно экспортировать или публиковать различными способами. Благодаря этим опциям экспорта и хранения презентации всегда могут выглядеть профессионально и информативно, не считая технического оснащения получателя.